VEDLEGG 1

LEVANGER KOMMUNE - Forny 2001
Gruppe 11

 

ADMINISTRATIVT DELEGASJONSREGLEMENT 

 

  1. FORUTSETNINGER FOR OG UTØVELSE AV DELEGASJON

B.     FELLES DELEGASJONSREGLEMENT - RESULTATENHETER

  1. DELEGASJON I H.H.T. SÆRLOV

 

 

 

 

RÅDMANNEN  -  RESULTATENHET ………………………

 

 

SISTE GANG REVIDERT:   …………………………..

 

A.   Forutsetninger for og utøvelse av delegasjon

 

 

1.                Formål

1.1   Videredelegering til leder av resultatenhet skjer i h.h.t. kommunelovens § 23 nr. 4.

1.2   Formålet med delegering ned til leder av resultatenhet er å oppnå en effektiv organisasjon og sikre rask og effektiv tjenesteyting.

1.3   Resultatsenhetsleder skal gjennom delegeringen gis den myndighet som er nødvendig for å sikre effektiv drift av arbeids- og ansvarsområdet.

1.4   Delegeringen omfatter både lover, forskrifter og kommunale vedtekter.

 

 

2.                Begrensninger

2.1   All delegasjon gjelder ”saker som ikke er av prinsipiell betydning”, jfr. kommunelovens 23 nr. 4.

2.2   Prinsipiell betydning vurderes ut fra vedtakets karakter og konsekvenser og i hvor stor grad avgjørelsen anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis.

2.2   Rådmannen kan når som helst trekke tilbake delegert myndighet og gripe inn i enkeltsaker og innenfor forvaltningslovens rammer omgjøre vedtak truffet av leder resultatenhet. Slike vedtak skal bare skje unntaksvik, og ikke uten at leder resultatenhet er informert og om mulig rådspurt.

2.3   Hvor rådmannen og/eller det er vedtatt overordnede rutiner og retningslinjer for et saksområde, og hvor avvik fra disse blir rapportert til rådmannen, skal iversettes av vedtak/beslutning ikke finne sted uten samtykke fra rådmann.

 

3.                Utøvelse

3.1   Ved utøvelse av delegert myndighet skal følgende hensyn ivaretas:

·        Rettsikkerheten for innbyggeren

·        Effektiv ressursbruk

·        Service og saksbehandlingstid

·        Samsvar med politiske mål og retningslinjer

·        Medarbeidernes rettigheter og utviklingsmuligheter

3.2   Delegeringen omfatter både lover, forskrifter og kommunale vedtekter.

3.3   Ved komitébehandling av saker innenfor resultatenhetens saksområde,  har leder av resultatenheten møteplikt. Rådmannen kan gi fritak for møteplikt.

3.4   Delegert myndighet omfatter også  myndighet til å fungere som underinstans ved behandling av klagesaker.

3.5   Leder av resultatenhet kan videredelegere sin myndighet.

3.6   Videredelegering av myndighet skal godkjennes av rådmannen.

3.7   Videredelegering av myndighet innebærer ikke at leder av resultatenhet gir fra seg ansvar for det aktuelle saksområdet.

3.8   Leder av resultatenhet kan når som helst trekke tilbake delegert myndighet og gripe inn i enkeltsaker og innenfor forvaltningslovens ramme omgjøre vedtak truffet av underordnede. Slike vedtak skal bare skje unntaksvik, og ikke uten at underordnede er informert og om mulig rådspurt.

3.9   Både rådmannen og leder resultatenhet kan gi retningslinjer for utøvelse av delegert myndighet innenfor spesielle saksområder.

 

 

B.   FELLES DELEGASJONSREGLEMENT - RESULTATENHETER

 

1                                 Økonomireglement

 

1.1     Regnskap og årsrapport

 

1.1.1      Regnskapet skal posteres i samsvar med den til en hver tid gjeldende inndeling i  artskontoplan, ansvarsområder og funksjoner. Posteringen skal skje fortløpende og uten opphold for å sikre god budsjettkontroll.

1.1.2         Leder resultatenhet utarbeider tre ganger hvert år en enkel økonomisk rapport, pr. 30. April og 31. August og 31. desember, som kommenterer budsjettavvik i forhold til resultatenhetens vedtatte budsjett (tertialrapporter).

1.1.3         Leder resultatenhet utarbeider årsberetning og oversender den til rådmann innen 20. februar.

 

 

1.2     Budsjettendringer

 

1.2.1         Leder resultatenhet har fullmakt  til å overføre beløp mellom artsgruppe 0 til 5, samt til å øke utgifter tilsvarende  økte inntekter i artsgruppene 6 til 9 i driftsbudsjettet innen de enkelte hovedansvarsområder, og som ikke er av prinsipiell karakter. Endringer begrenses oppad til kr. 500.000,-.

1.2.2         Budsjettendringer ved bruk av fullmakt skal straks meldes rådmannen og til økonomiavdelingen som sender kopi til distriktsrevisor.

1.2.3         Leder resultatenhet legger fram forslag til investeringer i økonomiplan og  budsjettet. Budsjett-vedtaket i  kommunestyret er klarsignal for videre planlegging.

 

 

1.3     Investeringer

 

1.3.1         Utgifter av investeringsmessig karakter skal føres i kaptalbudsjettet. Utgiften må for å kunne belastes kapitalregnskapet, ha en økonomisk levetid på minst 3 år og  anskaffelseskost på minimum 50.000,- kr.

1.3.2         Investeringsoppgaver til en pris over 700.000 kr skal utredes som et "forprosjekt".

1.3.3         For investeringsprosjekter som forventes å belaste to eller flere budsjett, skal det utarbeides et kostnadsoverslag med tilhørende finansiell dekning. Finansieringen skal være sikret eller påregnes sikret før et investeringsprosjekt settes i gang.

1.3.4         Investeringsprosjektene skal være gjenstand for løpende vurdering, herunder om det har oppstått uforutsette forhold, om framdriftsplanene bør justeres, om kostnadsoverslaget må revideres, og om den finansielle dekningen er tilstrekkelig.

1.3.5         For investeringene skal det utarbeides egne prosjektregnskap som går over prosjektets levetid uavhengig av budsjettermin. Disse bør gi opplysninger om hvor mye som er medgått hittil, hvor mye som gjenstår i forhold til (justert) kostnadsoverslag, og eventuelt hvor mye det gjenstår å bevilge i kommende  budsjetter.                                                  

1.3.6         Normalt  skal  det benyttes anbudskonkurranse før investeringsoppgaver besluttes iverksatt. Formannskapet kan bestemme at det skal  avvikes  fra dette.

 

 

1.4     Anvisning, attestasjon og bestilling

 

1.4.1         Rådmannen delegerer anvisningsmyndigheten for det/de ansvarsområder leder resultatenhet har ansvar for, jfr dog begrensninger som følger av forskrifter.

1.4.2         Leder resultatenhet kan videredelegere sin anvisningsmyndighet. Dette skal godkjennes av rådmann som rapporterer dette videre til resultatenhet Økonomi og revisjonen.

1.4.3         Anvisninger skal gjelde utbetaling til en person (firma), med angivelse av hvilken art, ansvar og funksjon beløpet skal utbetales av.

1.4.4         Før anvisningsmyndigheten utøves, må signaturprøven som inntas i fullmaktsbrevet være sendt inn til økonomiavdeling og distriktsrevisjon.

1.4.5         Ingen har anvisningsmyndighet for egne regninger eller andre utbetalinger til seg selv. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av nærmeste foresatte.

1.4.6         Den anvisningsberettigede skal påse at:

·        det ikke anvises uten at det er budsjettdekning.

·        disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og  økonomisk i orden, jfr. forskrifter og veiledning for budsjettoppstilling og regnskapsføring i kommunen

·        attestasjon og kontroll av regningen/fakturaen er  foretatt av de personer som er tillagt denne oppgaven

Dersom ikke alle betingelser for anvisning foreligger, skal  anvisning nektes. Dersom utgiftene allerede er pådratt, må spørsmålet om anvisning tas opp med rådmannen.

1.4.7         Den anvisningsberettigede skal til enhver tid sørge for å ha den nødvendige oversikt over disponeringen av budsjettet.

1.4.8         Ved utbetaling av fast lønn benyttes stående anvisning, ved bruk av personalmelding som sendes resultatenhet økonomi.

1.4.9         Leder resultatenhet har ansvar for å etablere en tilfredsstillende intern kontroll. Samtlige fakturaer/regninger skal attesteres og anvises av forskjellige personer. I hver resultatenhet skal det foreligge en ajourført oversikt over hvem som har bestillingsfullmakt og attestasjonsfullmakt

1.4.10      Leder av resultatenhet  avgjør hvem som har rett til å foreta bestillinger/innkjøp innen sitt ansvarsområde.

1.4.11      Den som har attestasjonsfullmakt skal påse at varer/tjenester er mottatt, og at det er overensstemmelse mellom faktura/regning og avtalt mengde og  pris ,samt at kontonummer og andre data er riktig påført.

1.4.12      Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for at timelister og lignende er etterregnet og i h.h.t utført arbeid og i samsvar med gjeldende tariffavtale.

 

 

1.5     Innkjøp

 

1.5.1         Kommunale innkjøp reguleres av Lov om offentlige anskaffelser m.v.

Videre gjelder følgende forskrifter: 

·      Forskrift om tildeling av kontrakter om offentlige varekjøp.

·      Forskrift om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp.

·      Forskrift om tildeling av offentlige bygge- og anleggskontrtakter.

·      Forskrift om innkjøpsregler for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon(forsyningssektorene).

·      KS sin Anskaffelsesinstruks

1.5.2         Leder resultatenhet gis fullmakt til å foreta direkte anskaffelser begrenset oppad til et beløp stort kr. 200.000,-.

1.5.3         Leder resultatenhet gis anledning til videredelegering av fullmakt til direkte anskaffelse. Videredelegeringen skal godkjennes av rådmann.

1.5.4         Kriterier for valg av leverandør fastsettes av rådmann. Leder for resultatenhet skal følge disse.

1.5.5         Ved avvik og rapporterte avvik fra disse skal iverksettelse av innkjøp utestå til rådmann har vurdert avviket.

1.5.6         Kjøp  av  IT-utstyr  skal  foretas i samråd med resultatenhet IKT. Ved avvik og rapportering av avvik fra resultatenhet IKT fra vedtatte rutiner for kjøp IT-utstyr, skal innkjøp avvente rådmannens behandling av avviket.

1.5.7         Avgjørelse om innkjøp inntil kr. 500.000,- innenfor vedtatte budsjettrammer delegeres til leder av resultatenhet.

1.5.8         Før kontrakt inngås skal det fremlegges attest fra Kommunekasserer/Kemner om at alle skatte- og avgiftsrestanser er betalt, senest ved tilbudsfristens utløp. Hovedtilbyder er ansvarlig for attest i forhold til eventuelle underleverandører.

1.5.9         Alle tilbydere skal ved egenerklæring kunne bekrefte at de har et HMS-system som innfrir internkontroll-forskriftene.

 

 

Tillegg Bygg & Anlegg:

1.6     Kontrahering, valg av anbyder

 

1.6.1         Dersom godkjent kostnadsoverslag ikke er over kr. 700.000,-, har leder resultatenhet  fullmakt til å avvike fra hovedreglen om anbudskonkurranse. Dersom ikke Norsk Standard 3400, Regler om anbudskonkurranser for bygg og anlegg legges til grunn, skal  det  avgjøres av formannskapet. Avvik fra å benytte anbudskonkurranse rapporteres til rådmann.                                    

1.6.2         Antagelse  av anbud (valg av entreprenør) avgjøres av plan-  og  byggenemnda  når  det  gjelder kommunale bygg/tilbygg og etter innstilling fra leder ansvarlig resultatenhet når det gjelder kommunaltekniske anlegg.

1.6.3         Dersom  godkjent  kostnadsoverslag ikke er over kr. 700.000 har leder ansvarlig resultatenhet fullmakt til å velge anbyder.

1.6.4         Før kontrakt inngås skal det fremlegges attest fra Kommunekasserer/Kemner om at alle skatte- og avgiftsrestanser er betalt, senest ved anbudsfristens utløp. Hovedentreprenør er ansvarlig for attest i forhold til eventuelle underleverandører.

1.6.5         Alle firma skal ved egenerklæring bekrefte at de har et HMS-system som innfrir interkontrollforskriftene.

1.6.6         Bygge-  og  anleggsarbeider kan settes i gang når forprosjekt er vedtatt, og det er gitt underretning fra rådmannen om at finansieringen er i orden.  

1.6.7         Regnskapsavslutning skal skje snarest mulig etter at bygget/anlegget er ferdigstilt og overtatt av kommunen. Regnskapsavslutningen skal normalt skje innen 6 mnd. etter at arbeidet er ferdig.

1.6.8         For nye prosjekter skal det belastes byggelånsrenter, 1 % over den til enhver tid gjeldende rentesats i Kommmunalbanken.

 

 

2       Personal

 

2.1     Ansettelser/ permisjoner.

 

2.1.1         Leder resultatenhet delegeres rådmannens myndighet til å foreta ansettelser    innenfor egen resultatenhet.

2.1.2         Ansettelsen skjer i h.h.t. lov, hovedavtalens bestemmelser og vedtatt ansettelsesreglement og ansettelsesrutiner.

2.1.3         Ved avvik fra vedtatte ansettelsesreglement, skal det rapporteres avvik fra personalseksjonen til rådmannen, og ansettelsesbrev skal ikke skrives ut før rådmannen har behandlet avviket.

2.1.4         Når en stilling skal besettes oppnevnes et ansettelsesutvalg, bestående av resultatenhetsleder, personalsjef eller den han/hun bemyndiger og den aktuelle hovedtillitsvalgte, eller den han/hun bemyndiger.

2.1.5         Leder resultatenhet kan ansette i ledige vikariater og andre midlertidige arbeidsforhold dersom det er på det rene at arbeidsforholdets varighet ikke vil overstige 12 måneder.

2.1.6         Når varigheten er fra 6 til 12 måneder skal engasjementet skje i samråd med tillitsvalgte.  Ved engasjement av kortere varighet enn 6 måneder skal tillitsvalgte orienteres om hvem som engasjeres.

2.1.7         Leder resultatenhet må påse at midlertidig ansatte inntatt uten offentlig utlysing har kvalifikasjoner som tilsvarer det en ville kreve ved fast tilsetting.

2.1.8         Både vikariater og andre midlertidige stillinger over 6 måneder skal som hovedregel lyses ut internt eller eksternt.

2.1.9         For midlertidige ansettelsesforhold på inntil 12 måneders varighet avgjør leder resultatenhet i samråd med rådmannen hvordan stillingen skal kunngjøres. Hvis varigheten er på inntil 1 måned, kan utlysing sløyfes. I særlige tilfeller kan dette også gjøres ved lengre varighet. Når det er på det rene at tilsettelsesforhold vil overstige 12 måneder, avgjør rådmannen om intern utlysing er tilstrekkelig.

2.1.10      Så lenge kommunen har ordningen med stilling- og  ressursbank skal alle ledige på min. 1 måneds varighet meldes til banken.  Det midlertidige arbeidsforholdet kan ikke besettes før det er klarert med resultatenhet Personal at det ikke er en kvalifisert medarbeider i banken som kan gå inn i arbeidet.

                      2.1.11    Leder resultatenhet gis fullmat til å innvilge permisjoner i inntil 1 år uten lønn

   og inntil 5 dager permisjon med lønn. Permisjonssøknader utover disse grensene

   skal sendes til rådmannen for avgjørelse.

 

2.3     Avskjedigelse

 

2.3.1         Leder resultatenhet delegeres rådmannens myndighet til avskjedigelse av ansatte.

2.3.2         Gjeldende lover og tariffavtaler skal følges ved prosessen ved en avskjedigelse.

2.3.3         Leder resultatenhet skal søke støtte i resultatenhet Personal ved en slik prosess.

2.3.4         Ved avvik og rapportering av avvik fra resultatenhet Personal under prosessen, skal prosessen straks stoppes til rådmannen har behandlet og gitt beskjed om prosessen skal forsette, stoppes eller startes på nytt.

 

3       Pressereglement

 

3.1     Generelle bestemmelser.

 

3.1.1      Reglementet bygger på offentlighetsloven av 19. juni 1970.Lovens hovedregel er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.

3.1.2         Vedr. begrensninger i offentligheten gjelder de retningslinjer som følger av vedtatt ”Pressereglement for Levanger kommune”. Leder av resultatenhet har ansvar for at reglene føles i resultatenheten.

 

3.2     Kontakt med pressen.

 

 

3.2.1      Opplysninger om og vurderinger til pressen knyttet til saker som er under forberedene behandling i administrasjonen, kan gis av leder av resultatenhet for sitt ansvarsområde. Likeledes kan leder også gi pressen orientering om mer omfattende eller   prinsippielle saker og saker der det kan reises tvil omkommunens handlemåte.

3.2.2         Kurante opplysninger om faktisk art kan også gis av vedkommende saksbehandler. Tvisttilfeller skal alltid forelegges vedkommende leder av resultatenhet.

3.2.3         I fravær av leder for resultatenhet kan rettigheter og plikter i h.h.t. dette reglement, kan utøves av dennes stedfortreder.

 

 

4       Etiske retningslinjer

 

4.1.1         Leder av resultatenhet har ansvar for at kommunens til enhver tid vedtatte ”Etiske retningslinjer” er kjent og blir fulgt av enhetens ansatte.

4.1.2         Avvik fra retningslinjene skal rapporteres til rådmann.

 

C.               DELEGASJON I H.H.T. SÆRLOV

 

 

FOR DE ENKELTE RESULTATENHETER SOM DELEGERES MYNDIGHET I H.H.T. SÆRLOV, LEGGES DETTE SOM EGET ARK BAK PKT. A OG B I DET GENERELLE DELEGASJONSREGLEMENTET. KUN AKTUELL/AKTUELLE PARAGRAFER FOR RESULTATENHETEN LEGGES HER.

 

STØTTE:

 

Resultatenhet Økonomi:

 

  1. Leder for resultatenhet Økonomi delegeres myndighet som regnskapsansvarlig i h.h.t. ………..-lovens § ……

 

 

ANDRE ENHETER:

 

Resultatenhet Kemner:

 

  1. xxx

 

 

Resultatenhet Flyktningetjenesten:

 

  1. xxx

 

 

HELSE, SOSIAL OG OMSORG:

 

Resultatenhet Legetjenester:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Medisinsk rehabilitering:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Helsesøstertjenester:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Barneverntjenester:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Omsorgsdistrikt Nord :

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Omsorgsdistrikt Sør:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Staupshaugen:

 

  1. xxx

 

 

UNDERVISNING:

 

Resultatenhet ”SKOLER” :

 

  1. xxx

 

Resultatenhet ”barnehager”:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Kultur og musikkskolen:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Voksen- og flykningeopplæring:

 

  1. xxx

 

 

TEKNISK ETAT:

 

Resultatenhet Oppmåling & GeoData:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Teknisk saksbehandling:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Brann & Feiervesen:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Bygg & Eiendom:

 

 

Resultatenhet Drift & Anlegg:

 

 

Resultatenhet Kommunalteknikk:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Veg, Park & Parkering:

 

  1. xxx

 

 

KULTUR, LANDBRUK OG MILJØ:

 

Resultatenhet Landbruk:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Festiviteten:

 

  1. xxx

 

Resultatenhet Kultur:

 

  1. xxx