Driftskomité 20.11.02 - Sak 49/02 <<sakliste << | >> | vedtak

ROLLE- OG OPPGAVEFORDELING MELLOM OG REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER

13.11.2002 Formannskapet

Forslag i møte:

Representanten Kjell Vang (SV) fremmet følgende endringsforslag:

1.      I reglement for kommunestyret pkt. 2 (Kommunestyrets hovedarbeidsområde) tilføyes følgende prikkpunkt:

·        Delegasjon og tilbakekalling av delegasjon til / fra andre organ.

2.      I reglement for kommunestyret pkt. 3, 4. avsnitts 5. linje, og pkt. 4, 4. avsnitts 2. linje: Etter ”ordføreren” tilføyes orda ”i medhold av lov”.

3.      Frist for innlevering av spørsmål settes til 2 dager før møtet. (Gjelder alle organ.)

4.      Frist for innlevering av interpellasjon settes til 10 dager før møtet. (Gjelder alle organ.)

5.      Frist for innlevering av spørsmål til åpen spørretime settes til 2 dager før møtet. (Gjelder alle organ.)

6.      I reglement for Kontrollutvalget pkt. 9: Siste avsnitt utgår.

Rådmannen trakk sitt forslag til innstilling.

Avstemning:

Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt.

Vangs forslag ble vedlagt protokollen uten realitetsbehandling.

FOR-131/02 VEDTAK:

Prosjektrapporten samt forslag fremmet i møtet legges fram for Driftskomite, Plan- og utviklingskomite og kontrollutvalg, samt ansattes organisasjoner for evt. uttalelse. Dersom det framkommer uttalelser som går på realitetene i planen, legges saken fram for ekstraordinært formannskap i tilknytning til kommunestyremøtet 27. november.

Vedlegg:

1.      Prosjektrapport, godkjent av prosjektansvarlig 04.11.2002. (word) | som PDF

Alle reglement samlet (word) | som PDF

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

2.      Reglementspeil for kommunestyret.

3.      Reglementspeil for formannskapet og formannskap som administrasjonsutvalg.

4.      Reglementspeil for driftskomitéen.

5.      Reglementspeil for plan- og utviklingskomitéen.

Saksopplysninger:

Formannskapet vedtok i møte 08.05.02 at det gjennomføres et prosjekt for å avklare:

·        Rolle- og oppgavefordelingen mellom de politiske organer

·        Ajourføring og revidering av reglementene for komitéene, formannskap, kontrollutvalget og kommunestyret

·        Revidering av reglement for godtgjøring til folkevalgte

Prosjektet er gjennomført etter PLP-metodikken hvor rådmannen har vært prosjektansvarlig og ass. Rådmann Alf Birger Haugnes har vært prosjektleder. Prosjektgruppa har i tillegg til prosjektleder bestått av Gerd Haugberg, Wenche Westrum Sundal, Hilde Haugan Hynne, Sigvart Gilstad og Birger Meinhard.

Prosjektgruppen har levert sin rapport til prosjektansvarlig. Prosjektrapportens sammendragskapittel gjengis i sin helhet

BUM-MODELLEN:

BUM-modellen legges til grunn ved rolle- og oppgavefordelingen mellom de politiske organer og mellom politisk og administrativt nivå. For at dettte skal kunne lykkes (kritisk suksessfaktor), må:

• ·              En grundig opplæring/innføring i BUM-modelltankegangen både hos politikerne og i administrasjonen.

• ·              Skape felles forståelse av rolle- og oppgavefordelingen mellom politikerne og administrasjonen

BEGREPENE:

Politikerne skal ha fokus på overordnede målsetninger (brukerbehov) og kvalitet og kvantitet på tjenesteproduksjonen (resultat).

Bestillerrollen: 

• ·              Bestilling på systemnivå.

• ·              Behovet vurderes gjennom planer, økonomiplan, budsjett, dialoger  etc.

• ·              Følge opp og kontrollere at målene og de øvrige kravene innfris

Utførerrollen:

• ·              Ingen politisk rolle i selve tjenesteproduksjonen

• ·              Evaluere kvalitet, kvantitet og effektiviteten på tjenesteproduksjonen gjennom brukerundersøkelser, sammenligning  andre kommuner, private aktører etc.

Ombudsrollen:

• ·              Skal ivareta innbyggerne/brukerne m.h.t. tjenesteproduksjonen.

• ·              Skape arenaer hvor brukerne kan komme med sine synspunkter (dialog, brukerundersøkelser)

• ·              Kunne fronte et realistisk nivå på tjenestene – påvirke forventningene.

Eierrollen:

• ·              Sette krav til ”bedriften” gjennom rammebudsjettering, kvalitetsmål og serviceerklæring.

• ·              Fatte vedtak om nødvendige investeringer.

DIALOG- OG STYRINGSHJULET:

For at både bestillerrollen og ombudsrollen skal kunne ivaretas, vil prosjektgruppa foreslå   at det tas i bruk et dialog- og styringshjul (årshjul) som politisk (og administrativt) styringsredskap. Årshjulet skal bl.a. sikre:

• ·              Dialog med innbyggerne/brukerne (ombudsrollen)

• ·              Dialog med de ansatte (sitter nærmest brukerne)

• ·              Helhetstenking – systematisering av dialog, rapportering og planmelding.

• ·              Sterkere fokus på Økonomiplanen som det viktigste styringsredskapet (bestillingen)

• ·              Skape eierforhold til vårt styringssystem – ballansert målstyring.

OPPGAVEFORDELING:

Kommunestyret:

• ·              Foretar bestillingen på systemnivå gjennom bl.a. overordna planer, økonomiplan og budsjett.

• ·              Vedtak på mer prinsipielle saker.

Formannskapet:

• ·              Innstille eller fatte vedtak i alle økonomisaker, samt plansaker som berører kommunens økonomi direkte - kommunens økonomiutvalg.

• ·              Koordinerende organer i saker som berører begge komitéer.

Driftskomitéen:

• ·              Skal ha fokus på tjenesteproduksjonen og om denne er i samsvar med bestillingen

• ·              Ivareta ombudsrollen bl.a. ved gjennomføring av brukerundersøkelser.

• ·              Komitéen må gjennom behandling av planer, serviceerklæringer etc., få et eierforhold til kommunens styringssystem for å kunne ivareta sin rolle.

Plan- og utviklingskomitéen:

• ·              Behandle planer som skal være grunnlag for bestillingene.

• ·              Påse sammenheng mellom planer på samme og forskjellig nivå.

• ·              Påse at kommunens planer til enhver tid er oppdaterte og kan møte nye utfordringer i samfunnet

• ·              Være det faste utvalg for plansaker.

REGLEMENT:

Prosjektgruppa har gjennom revideringen av reglementene forsøkt å vitalisere de politiske organene både for medlemmene og ovenfor brukerne ved:

• ·              Formalisering av Forespørsel – spørsmål – interpellasjon

• ·              To-delt sakskart  -  Informasjons-/drøftingssaker og saker til behandling.

• ·              Spørretime for innbyggerne.

Gruppa anser at det må være et snarlig mål for kommunen at alle innkallinger, sakslister og saksdokumenter kun sendes ut pr. e-post eller kan hentes fra kommunens hjemmeside.

Vurdering:

Prosjektansvarlig/rådmannen har gjennomgått prosjektrapporten og vurderer det dit hen at prosjektgruppen har levert et produkt i henhold til det mandatet som er gitt.

Etter min vurdering foreslås en ryddig arbeidsdeling mellom de ulike politiske organer, samt at arbeidsdelingen mellom de politiske organer og administrasjonen presiseres på en fin måte.

Særlig synes jeg det er grunn til å understreke nytten av det foreslåtte dialog- og styringshjulet for Levanger kommune:

Et av gruppens oppdrag var å foreslå nytt godtgjøringsreglement. De foreslår ingen endringer i dette. Jeg vil likevel anmode formannskapet om å vurdere godtgjøringssatsene for ledere/nestledere i komiteene på bakgrunn i den endrede politiske organiseringen. Dessuten må det legges fram en egen sak om godtgjøring til overformynderiet.

Med disse merknadene tilrår jeg at konklusjonene vedtas.

08.05.2002 Formannskapet

Forslag i møte:

Rådmannen fremmet tilleggsforslag:

Pkt. 1:

Mandatets pkt. 6 utvides til å omfatte utarbeidelse av nytt reglement for Kontrollutvalget.  

Pkt. 2:

Prosjektgruppa utvides med en representant fra Kontrollutvalget.

Repr. Edvard Øfsti (DNA) fremmet følgende forslag:

Wenche Sundal oppnevnes som formannskapets representant i styringsgruppa.

Gudny Ronglan (KRF) fremmet følgende forslag:

Gerd Haugberg oppnevnes som formannskapets representant i styringsgruppa.

Avstemning:

Rådmannens forslag med forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt.

FOR-056/02 Vedtak:

1.      Forslag til mandat for gjennomføringsprosjektet ROLLE-/OPPGAVEFORDELING MELLOM OG REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER i h.h.t. vedlegg godkjennes. Mandatets pkt. 6 utvides til å omfatte utarbeidelse av nytt reglement for Kontrollutvalget.

2.      Forslag til organisering for gjennomføringsprosjektet ROLLE-/OPPGAVEFORDELING MELLOM OG REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER som vist i vedlegg godkjennes. Prosjektgruppa utvides med en representant fra Kontrollutvalget.

3.      Som formannskapets representanter i styringsgruppa oppnevnes:

1. Wenche Sundal

2. Gerd Haugberg

4.      Prosjektet gjennomføres i h.h.t. PLP-metodikken. Vedtatt delegasjonsreglement og BUM-modelltankegangen legges til grunn for arbeidet i prosjektet.

Vedlegg:

1.      Forslag til mandat gjennomføringsprosjektet ROLLER-/OPPGAVEFORDELING MELLOM OG REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER

2.      Forslag til organisering gjennomføringsprosjektet ROLLER-/OPPGAVEFORDELING MELLOM OG REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER

3.      Besvarelse fra gruppeoppgavene på temamøte i kommunestyret 27.02.02 side 2, 3 | (som word for utskrift)

4.      Notat av 17.04.02 vedr. Rolle-/oppgavefordeling mellom politiske organer og behandling av strategi- og utviklingsplaner. (word)

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen.

Saksopplysninger:

Etter overgang til den nye politiske organiseringen med reduksjon til to komitéer, har en ikke hatt noen generell gjennomgang av rolle- og oppgavefordelingen mellom de politiske organer. Gjennom vedtaket av delegasjonsreglementet i kommunestyret 30.01.02 er en del hovedføringer lagt.

Som en del av den generelle gjennomgangen av rolle- og oppgavefordelingen mellom de politiske organer, har administrasjonen laget et diskusjonsnotat. Notatet følger vedlagt, vedlegg 4. Notatet er diskutert i flere møter mellom den politiske og administrative ledelse i kommunen samt komitélederne.

Notatet tar utgangspunkt i BUM-tankegangen (Bestiller – Utfører – Mottaker) i drøftingen av rolle- og oppgavefordelingen mellom de politiske organer. Med bakgrunn i en tidligere utgave av dette notatet ble det arrangert et temamøte om BUM-modellen i kommunestyret 27.02 med en kort innledning og to gruppeoppgaver. Besvarelsene fra gruppeoppgavene følger vedlagt, vedlegg 3.

Notatet og besvarelsene fra gruppeoppgavene er presentert for komitéene. Komitéene har også oppnevnt hver sin representant til prosjektgruppa.

Reglementet for komitéene er ikke revidert siden ny organisering. Revideringen inngår i prosjektets mandat. Likeledes er Reglement for godtgjørelse til folkevalgte lagt inn i mandatet.

Prosjektet er foreslått kjør etter PLP-metodikken (ProsjektLederProsess). Dette er den metodikk kommunen benyttet i Forny 2001 og nå for alle prosjekter. Prosjektet kjøres som et gjennomføringsprosjekt/hovedprosjekt. Se figur nedenfor.

I vedlegg 1 følger forslag til mandat for prosjektet. Mandatet er drøftet i møte mellom den politiske og administrative ledelse.

I vedlagg 2 følger  forslag til organisering. Mandatet er drøftet i møte mellom den politiske og administrative ledelse.

En tar sikte på å behandle rapporten fra prosjektet med nødvendige anbefalinger i kommunestyrets møte 16.10.02.

Vurdering:

Som det framgår av mandatet, ønsker en gjennom prosjektet å definere roller- og oppgaveansvaret ut fra BUM-modelltankegangen. Dette medfører bl.a. et sterkt fokus på brukerperspektivet (mottakerne). I den administrative omorganiseringen står også BUM-modelltankegangen og brukerperspektivet meget sentralt tjenesteproduksjonen. Det er derfor svært viktig at både den politiske og den administrative organisasjonen er en felles oppfattelse av de tanker som ligger bak en slik tankegang.

Politikernes ombudsrolle vil måtte stå sentralt i et slikt prosjekt. Dette både ut fra hvordan denne best skal kunne ivaretas gjennom en bestilling fra de politiske organer og hvordan politiske organer skal kunne sikre kvalitet og kvantitet på sine bestillinger gjennom rapportering, brukerundersøkelser etc. Med de hurtige omstillinger samfunnet gjennomgår, vil også behovet for nødvendige  endringer i bestillingen gjennom bl.a. overordna planer stå sentralt.

I forslag til organisering er politisk forankring av prosjektet forsøkt ivaretatt. En har valgt å foreslå en prosjektleder fra administrasjonen. Denne vil nok i et slikt prosjekt ha en rolle som prosjektsekretær. Arbeidet i et slikt prosjekt må ”eies” av de politiske deltakerne.  

<<sakliste | vedtak
<< | >>
^