RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK:

1. BUM-modellen (Bestiller-Utfører-Mottaker) innføres fullt fra 01.01.04. Fra samme dato skal kontraktstyring/formell bestilling tas i bruk de arbeider Drift og anlegg skal utføre. Opplegg for bestillinger klart til 31.12.03.

2. Alle utføreroppgaver overføres til Drift og anlegg fra og med 01.01.04. med unntak av:

· Parkeringskontroll. Oppgaven forblir hos bestiller (Veg, park og parkering) p.g.a. den spesielle kompetanse som her trengs.

· Dammer. Ansvaret for dammene tilligger bestiller Vann og avløp. Tilsynet bør ligge hos utfører.

· Ledningskartverk. Beholdes midlertidig hos bestiller. Bør vurderes ved evt. etablering av egen GeoData-avdeling i samkommunen.

Frist for oppgavedeling 15.09.03.

3. Alle driftsmidler/produksjonsutstyr, lagerhold, rettigheter til grusproduksjon etc. overføres til utførerenheten. Det utarbeides et eget opplegg for avregning av utstyr etc. betalt over selvkostkap. Frist 01.10.03

4. Det utarbeides et internt økonomistyringssystem enten ved bruk av kommunens/ samkommunens økonomisystem hvis dette er mulig, eller eget internt system som ivaretar utførers behov for kostnadsidentifikasjon mot oppgaver og ikke aktiviteter. Frist 01.10.03.

5. Bestillers og utførers personellbehov (kompetanse og kapasitet) gjennomgås ut fra den nye oppgavedelingen. Gjennomgangen danner grunnlaget for personalfordelingen mellom enhetene. Behovet skal fortrinnsvis løses gjennom bruk av dagens personell ved enhetene. Fagforeningene tas med i arbeidet fra starten. Frist 01.11.03.

6. Utførers rammebetingelser gjennomgås, jfr. kap. 5.2 i rådgivers utredning ”Videreføring og implementering”. Egen sak fremmes for politisk behandling. Frist 01.12.03.

7. Innføring av BUM-modellen innen kommunalteknikk evalueres vinteren 2004 med hensyn til:

· Oppgavefordeling

· Bruk av ulike typer kontraktsstyring/bestillinger

· Vurdering av bruk av utførerenheten Drift og anlegg opp mot private aktører.

· Om rammebetingelsene til utfører er tilfredsstillende for at de skal kunne være i et marked herunder eventuell annen selskapsform.

- Prosjektplan for gjennomføringsprosjektet BUM-modellen – Kommunaltekniske tjenester.

Driftskomitéen vedtok i møte 24.04.02 mandat og organisering av prosjektet. Prosjektet fikk følgende mandat:

1. Lage en prosjektplan som viser hvordan prosjektet vil arbeide for å løse oppgaven sin

2. Klargjøre rolle- og oppgavefordelingen mellom res.enhetene og nødvendig kompetanse innenfor res.enhetene

3. Utrede forskjellige former for bestilling (anbud, tilbud med/uten konkurranse, rammeavtaler, ”funksjons”-avtaler, etc.) og klargjøre for hvilke typer arbeidsoppgaver/oppdrag disse er egnet for. Ved utvikling av bestillingsformer skal det også vektlegges muligheter for egenutvikling av tjenesteproduksjonen.

6. Fastlegge rapporteringsrutiner og rapporteringsform under og etter utført arbeidsoppdrag.

7. Utvikle samarbeidsformer mellom bestiller (res.enh. Vann og avløp og Veg, park og parkering) og utfører (res.enh. Drift og anlegg).

8. Utvikle et effektivt fakturasystem innad i utførerenheten og mellom utfører og bestiller (både intern og ekstern) som tilfredstiller kommunale regnskapsforskrifter.

9. Forslag til nytt budsjett og regnskapsoppsett for res.enheten Drift og anlegg.

10. Prosjektets analyse, vurderinger og anbefalinger skal dokumenteres i en oversiktlig rapport

· Det er nødvendig med overgangsperiode på noen felt og rapporten foreslår et grensesnitt der noen utøverfunksjoner blir igjen hos bestiller. Videre erfaringer med modellen kan endre dette.

· Dette gjelder parkeringsbetjenter som blir tilbake hos bestiller og driftsoperatør VA, som gruppa foreslår inntil videre blir igjen hos VA.

· Videre arbeid med utvikling av rollene i 2003 er en forutsetning for innføring fra 2004, og enhetene må prioritere dette i 2003.

· Driftsoppgaver som i rapporten er foreslått beholdt innen bestillerenhetene, evalueres en gang årlig der overføring til utførerenheten vurderes. Dette må, av budsjettmessige hensyn, skje før 1/10 hvert år.

· For driftsoppgaver som vegvedlikehold og enkelte driftsoppgaver innen VA vil en ikke greie å utvikle bestillerrollen fullt ut til 1/1 2004. Det meste av bestillingsbeskrivelser må være utarbeidet innen 1/1 2005. Alle bestillinger må være utviklet til 1/1 2006.

· Regnskapet for utførerenheten må utvikles til å føres etter regnskapslova.

· Erfaringer fra andre steder viser at driftsenheter med breiere fagfelt enn kommunalteknikk har større fleksibilitet og slik større mulighet til rasjonelle løsninger over tid.

· En bør vurdere om kommunalt foretak er en bedre selskapsform for utførerenheten.

· Politisk forståelse for modellen og riktige rammevilkår for utførerenheten er en forutsetning for vellykka innføring.

Etter at rapporten forelå, valgte prosjektansvarlig å be rådgiver gjennomgå rapporten ut fra det mandat som forelå. Ut fra de mangler rapporten heftet med mht å besvare mandatet, fikk rådgiveren i oppgave å lage en utredning og komme med forslag til hvordan BUM-modellen skulle gjennomføres/implementeres. I sitt arbeid skulle rådgiver benytte den kjennskap han hadde til organisasjonen gjennom sitt arbeid og den rapport prosjektgruppa hadde utarbeidet.

a) Nødvendig oppgavedeling mellom bestiller og utfører. Dette er så langt i beste fall skissert, men ikke gjort slik at grensesnittet er operativt. Prinsippet som bør legges til grunn er at dersom en konkret oppgave kan legges enten hos bestiller eller hos utfører, så bør utføreren få ansvaret for den. Det blir dermed bestilleren som må begrunne hvorfor oppgaven skal ligge hos bestilleren. I denne vurderingen er det oppgavedelingen som skal vurderes og ikke ressursbruken. Full utnyttelse av ressurser, enten dette skulle være mannskaper eller maskiner, er ikke noe argument for at bestilleren skal ivareta oppgaven. På dette området er det nødvendig å skape klarhet og entydighet. Som del av denne øvelsen må også volumer identifiseres.

b) Bestillers personellbehov (kompetanse og kapasitet) gjennomgås. Dette er en kritisk aktivitet fordi det her er lett å overdimensjonere behovet. Personellbehovet er en funksjon av de oppgavene bestiller skal ivareta etter at oppgavedelingen er gjennomført. Definering av personellbehovet er identifikasjon av total arbeidskraftbehov. I tillegg må det avklares hvor mye som bør dekkes med egen kompetanse og hva som kan leies inn.

c) Avklare utførers rammebetingelser. Dette omfatter nødvendige avklaringer om utførers handlingsrom, økonomisk styringssystem, resultatkrav osv.

d) Utførers kompetansebehov gjennomgås. På flere områder vil utføreren få oppgaver som i dag er ukjente. Spesielt gjelder dette innenfor områder av administrativ og økonomisk karakter. Utførerens kompetansebehov må gjennomgås og vurderes innenfor rammen av den økonomien utføreren vil kunne få.

e) Bestillingsgrunnlag. Bestilleren må utforme de første bestillingene slik at man helst kan gjøre de første forsøkene i løpet av høsten 2003. Dette burde ikke være spesielt komplisert fordi man også i dag har en form for to-partsforhold mellom de to bestillervirksomhetene og utføreren. Som grunnlag for dette bør det utformes både generelle og spesielle bestillingsgrunnlag som utgangspunkt for de mer konkrete bestillinger.

I rådmannen vurdering vedr. innføring av BUM-modellen innenfor kommunalteknikk, er både rapporten fra prosjektgruppa og rådgiverens utredning benyttet. Rådmannen støtter for det meste de anbefalinger rådgiveren har kommet vedr. videreføring og implementering av modellen i organisasjonen.

Modellen ovenfor bygger på den modellstruktur rådgiveren har laget for å beskrive de forskjellige roller. For politisk nivå er det viktig å påpeke at en både innehar en bestillerrolle (Den store bestilleren) og eierrollen ovenfor utføreren, Drift og anlegg.

De enkelte roller i modellen er nærmere beskrevet i rådgivers utredning. Rådmannen går derfor ikke nærmere inn på dette her.

Rådmannen har vurdert rapportene opp mot mandatet. I rådmannens innstilling har en forsøkt å sikre gjennomføringen og implementeringen av BUM-modellen innenfor kommunalteknikk.

Rådgiveren understreker i sin utredning (kap. 8.2 Framdrift) at framdriften i gjennomføringen bør utsettes slik som foreslått i prosjektrapporten. Det vil uansett ikke være mulig å utrede alle mulige problemer som kan komme til syne. Rådmannen har derfor lagt opp til en svært hard framdriftsplan som skal gjøre enhetene i stand til å gjennomføre modellen fullt ut fra 01.01.04. For å kunne foreta nødvendige korreksjoner, er det foreslått lagt inn en omfattende evaluering av modellen etter 1 års bruk inkl. en vurdering av eventuell ny/annen selskapsformen for utførerenheten.

I tillegg til de problemstillinger som mandatet tok opp, har både rapporten og utredningen tatt opp nødvendige rammebetingelser for utførerenheten. Rådmannen foreslår at også dette utredes videre og at det legges fram en egen sak til politisk behandling.

2. Rådmannen får fullmakt til å oppnevne Prosjektleder og representanter til Prosjektgruppe.

4. Endelig prosjektrapport skal foreligge i god tid før årsskifte 2002/03 slik at vedtatte tiltak/løsninger blir gjennomført fra og med 2003.

Vedlegg:

Notat av 17.04.02 ”SKISSE TIL GJENNOMFØÆRINGSPROSJEKTET: BUM-MODELLEN (Bestiller-Utfører-Mottaker) – KOMMUNALTEKNISKE TJENESTER”

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen.

Saksopplysninger:

BAKGRUNN

Ved det vedtak som ble fattet i forbindelse med Forny 2001, ble tidligere Driftsavd. ved teknisk etat organisert som to bestillerenheter (Vann og avløp, Veg, park og parkering) og en utførerenhet (Drift og anlegg) fra 01.01.02. I forbindelse med utskifting av gravemaskin ble det også reist spørsmål om den reelle timeprisen på gravemaskinen og om denne forsvarte kjøpp av ny maskin opp mot bl.a. leasing, kjøp av tjenesten etc. Det siste forholdet vil bli tatt opp i egen sak i kommunestyret.

Det er også en rekke ganger stilt spørsmål om konkurranseutsetting av de tjenester uteavdelingen på Moan utfører (res.enh Drift og anlegg).

ORGANISERING

I vedlagte notat er PLP-metodikken (ProsjektLederProsess) benyttet. Det foreslåtte prosjekt er da foreslått som et gjennomføringsprosjekt med Driftskomitéen som oppdragsgiver.

I prosjektgruppa er det foreslått å ta med repr. fra de berørte enheter samt tillitsvalgte. En foreslår også bruk av konsulent p.g.a. de knappe administrative ressurser som er ved enhetene.

MANDAT

I følge foreslått mandat i notatet, skal dette klargjøre følgende:

Ø Typer av bestillinger og hvilke arbeidsoppgaver disse er egnet for

Ø Identifisere alle kostnadselementer som skal inngå i beregning av timepris maskiner og mannskap

Ø Samarbeidsformer mellom resultatenhet

Ø Utvikle et effektivt fakturasystem

Ø Nytt budsjett- og regnskapsoppsett for resultatenhetene tilpasset bestiller- og utførerrollene.

Det vises ellers til vedlagte notat.

Vurdering:

I Forny 2001 omhandlet et av delprosjektene BUM-modellen. Ut over dette har ikke utredet hvilke forutsetninger og tiltak som må igangsettes ved en overgang til BUM-modellen og hva bestiller- og utførerrollen innebærer for resultatenhetene. År 2002 må derfor betraktes som et ”prøveår” hvor en forsøker å klargjøre disse forhold og ha dette klart til år 2003.

Prosjektet skal ikke utrede konkurranseutsetting av tjenestene som utføres av res.enheten Drift og anlegg. Men en håper at de utredninger som framgår av mandatet, vil gi oss skal kunne gi oss reelle og kontrollerbare kostnader knyttet til utføring av tjenester i regi av res.enheten. I neste omgang vil dette igjen skape et godt grunnlag for å møte en eventuell konkurranseutsetting. Vi regner også med at et slikt arbeid vil sette enda mer fokus på mulige effektiviseringstiltak ved tjenesteproduksjonen.

Ved organiseringen av et slikt prosjekt er det svært viktig at flest mulig av de ansatte ved enhetene involveres slik at BUM-tankegangen blir forstått. Ikke minst ved å skape en forståelse for hva rollene innebærer/rolleavklaring og hvilke muligheter en slik organisering av tjenesteproduksjonen vil kunne gi m.h.t. interessante og utviklende arbeidsoppgaver for de ansatte, muligheter for nye arbeidsoppgaver/”kunder” etc. Her vil medlemmene i prosjektgruppa få en viktig rolle.

Det foreslås at det knyttes en konsulent/prosjektrådgiver til prosjektet. Denne må ha erfaringer fra lignende prosjekter innenfor kommunalteknisk tjenesteproduksjon.

I følge mandatet skal en se på forskjellige typer bestilling. Her bør faren for byråkratisering av bestillingene vies spesiell oppmerksomhet – både ut fra et effektiviseringssynspunkt og mulighetene for at Drift og anlegg skal kunne utvikle sin tjenesteproduksjon. I denne sammenheng vil utvikling av ”funksjons”-avtaler spesielt innenfor driftsoppgaver stå sentralt, jfr. kommentarer i notatet.

Det må være et klart mål for gjennomføringen av prosjektet at de aktuelle resultatenheten i år 2003 skal arbeide etter en bestilller-utfører-metodikk. Nødvendige vedtak må da fattes før årsskifte 2002/03. Dette må ivaretas i den prosjektplan som skal utarbeides, jfr. pkt. 1 i mandatet.

VEDLEGG

SKISSE TIL GJENNOMFØRINGSPROSJEKTET:

BUM-MODELLEN (Bestiller-Utfører-Mottaker) – KOMMUNALTEKNISKE TJENESTER

Bakgrunn

Fra 01.01.02 er tidligere Teknisk avdeling ved teknisk etat, organisert i Resultatenhetene Vann og avløp, Veg, park og parkering og Drift og anlegg. Resultatenhetene Vann og avløp og Veg, park og parkering er i denne sammenheng bestillerorganisasjoner og resultatenheten Drift og anlegg en utførerenhet.

Enhetene har siden 01.01.02 fungert i bestiller-utfører-modellen uten at dette er formalisert gjennom avtaler, tjenesteytingsavtaler etc.

Spørsmålet om konkurranseutsetting av tjenestene resultatenhet Drift og anlegg utfører, blir også til stadighet reist politisk. Siste gang ble dette spørsmålet reist i forbindelse med utskifting av gravemaskinen. I denne sammenheng settes det spørsmålstegn til om kommune er konkurransedyktig i forhold til private entreprenører.

Prosjektet i PLP-sammenheng

PLP-modellen som kommunen har benyttet/benytter i alt prosjektarbeid i forbindelse med Forny 2001, vil de utfordringer som ligger i å få den kommunale organisasjonen innenfor den kommunaltekniske siden til å fungere/tilpasse seg Bestiller-Utfører-modellen, være et gjennomførings-/hovedprosjekt. Jfr. figuren under.

Organisering

Viktig at en gjennom prosjektet skaper forståelse i de respektive enheter for Bestiller-Utfører-modellen og de roller denne med innebærer. Tror også det er viktig å endre en del oppfatninger om modellen i organisasjonen – ”uforliggjøre” modellen m.h.t. byråkratisering og å få fram mulighetene for utvikling av tjenestene.

Vi vil foreslå at det knyttes en konsulent/prosjektrådgiver til prosjektet. Konsulenten må ha erfaring fra lignende prosjekter innen kommunaltekniske tjenester blant annet m.h.t. prising av tjenestene, konkurranseutsetting, organisering etc.

Innen de berørte resultatenheten for dette prosjektet er det svært små administrative ressurser. Dette gjelder spesielt Veg, park og parkering og Drift og anlegg.. Vi har derfor foreslått at det knyttes en konsulent/prosjektrådgiver til prosjektet som vist på organiseringskartet. Prosjektrådgiveren må ha erfaring fra lignende prosjekter innenfor kommunalteknisk sektor fra andre kommuner.

Mandat (forslag)

Lage en prosjektplan som viser hvordan prosjektet vil arbeide for å løse oppgaven sin
Utrede forskjellige former for bestilling (anbud, tilbud med/uten konkurranse, rammeavtaler, ”funksjons”-avtaler^[1], etc.) og klargjøre for hvilke typer arbeidsoppgaver/oppdrag disse er egnet for. Ved utvikling av bestillingsformer skal det også vektlegges muligheter for egenutvikling av tjenesteproduksjonen.
Identifisere hvilke kostnadselementer som skal inngå i timeprisene
Utvikle beregningsmodeller for :

Beregning av timepris på maskinene
Beregning av timepris på mannskap

Fastlegge rapporteringsrutiner og rapporteringsform under og etter utført arbeidsoppdrag.
Utvikle samarbeidsformer mellom bestiller (res.enh. Vann og avløp og Veg, park og parkering) og utfører (res.enh. Drift og anlegg).
Utvikle et effektivt fakturasystem innad i utførerenheten og mellom utfører og bestiller (både intern og ekstern) som tilfredstiller kommunale regnskapsforskrifter.
Forslag til nytt budsjett og regnskapsoppsett for res.enheten Drift og anlegg.
Prosjektets analyse, vurderinger og anbefalinger skal dokumenteres i en oversiktlig rapport

Prosjektet skal ikke skissere konkurranseutsetting av tjenesteproduksjonen. Prosjektet skal allikevel kunne gi svar på hva de produserte tjenester reelt koster.

Levanger 17. april 2002
Alf Birger Haugnes

^[1] Funksjonsbeskrivende avtaler som setter en kravspesifikasjon til sluttproduktet og ikke beskriver hvordan tjenesten skal utføres. Det skal da være opp til Utfører hvordan arbeidsoppdraget skal løses for å oppfylle Bestillers kravspesifikasjon. Dette vil sette store krav til egenutvikling av utførerenheten i dette tilfelle res.enh. Drift og anlegg.

Saksansvarlig: Alf Birger Haugnes	Arkiv: K1-046	Arkivsaknr: 2002002763
	Objekt:	Saken avgjøres av: DK

Saksgang:	Møtedato:	Saksbeh.:	Saksnr.:
Driftskomité	24.04.02	ABH	021/02
Driftskomité	04.06.03	ABH	026/03