<< | kommunestyresak 79/00 - 13.12.00>>
ØKONOMIREGLEMENT
FOR ÅR 2001
LEVANGER KOMMUNE (forslag)
INNHOLD
1. ØKONOMIPLAN *
2. ÅRSBUDSJETTET. *
2.1 Beskrivelse. *
2.2 Ansvarsområder *
3. ÅRSRAPPORT OG REGNSKAP *
3.1 Posteringer i regnskapet *
3.2 Tertialrapport for drifts- og kapitalregnskapet *
3.3 Årsoppgjøret *
3.4 Fullmakt til formannskapet. *
4. BUDSJETTENDRINGER I LØPET AV ÅRET *
4.1 Fullmakter til formannskapet. *
4.2 Fullmakter til komiteer *
4.3 Fullmakter til rådmannen *
5. AVSETNING TIL FOND OG BRUK AV FOND. *
6. INVESTERINGER. *
6.1 Planlegging av investeringsoppgaver. *
6.2 Kontrahering, valg av anbyder *
6.3 Igangsetting av investeringsoppgaver *
6.4 Omprioritering/tilleggsbevilgninger *
6.5 Oppfølging av investeringsoppgaver. *
6.6 Avslutning av investeringsoppgaver. *
7. OM ANVISNING, ATTESTASJON OG BESTILLING. *
7.1 Anvisning *
7.2 Bestillingsfullmakt/attestasjon *
7.3 IT-utstyr *
8. INNKJØPSREGLER *
8.1 Målsetting *
8.2 EØS-forskriftene *
8.2.1 Lov og Forskrifter *
8.2.2 Valg av anskaffelsesprosedyre *
8.2.3 Utvelgelseskriterier *
8.3 Avgjørelse om innkjøp *
8.4 Skatteattest *
9. SALG AV VARER OG TJENESTER *
9.1 Generelt *
9.2 Oppdatering av vareregistre *
9.3 Salg av materiell, utstyr og lignende *
10. Fullmakter - Innfordring *
10.1 Generelt *
10.2 Regnskapsansvarlig - Vurdering av kortsiktige fordringer *
10.3 Purregebyrer og erstatning for innkrevingskostnader *
10.4 Forsinkelsesrenter *
10.5 Anlegge søksmål *
10.6 Begjære utkastelse. *
10.7 Budgiving i forbindelse med tvangssalg/tvangsauksjon *
10.8 Panteheftelser *
10.9 Prioritetsvikelser *
10.10 Pantefrafall *
11. Fullmakter - Avskrivninger *
11.1 innledning *
11.2 Forutsetninger for avskriving *
Videreutlån *
11.2.1 Sosiallån *
11.3 Delegering *
Kortsiktige fordringer *
Videreutlån *
Sosiallån *
12. INTERNKONTROLL *
Økonomireglementet skal beskrive hovedreglene for den økonomiske styring av kommunens virksomhet. Det skal klargjøre det ansvar politiske fora og administrasjonen har for sin økonomiske virksomhet. Det beskriver rettigheter og plikter som gjelder for bruk av budsjettet, for endringer i budsjettet, for oppfølging av budsjettet, og for delegering av myndighet.
Reglementet skal gi rasjonell saksbehandling og koordinering. Plikten til å sørge for at målene for virksomheten nås innenfor budsjettrammene understrekes.
Økonomireglementet vedtas av kommunestyret.
Kommunens plansystem består av kommuneplan, økonomiplan og årsbudsjett med tilhørende rapportering i årsrapporten.
Økonomiplanen skal med utgangspunkt i dagens økonomiske situasjon og realistiske anslag på framtidige inntekter og utgifter, særlig være et instrument til hjelp for kommunen til:
Ved vedtak som medfører vesentlige endringer for senere år i økonomiplanperioden, skal økonomiplanen oppdateres også utenom den årlige rulleringen
Bruken av midler i kommunen er fastlagt i budsjettet. Endringer innenfor det vedtatte budsjett kan foretas av den som har slik rett, ifølge dette reglementet. Dersom det er behov for å gå utover budsjettet på artsgrupper skal budsjettendring først foretas.
Budsjettet vedtas på artsgruppenivå tilsvarende hovedoversikt driftsregnskap (jmfr. tabell nedenfor), og for det enkelte hovedansvarsområde tilsvarende tabell i Hefte 1, siste side:
|
Driftsinntekter |
|
Brukerbetalinger |
|
Andre salgs og leieinntekter |
|
Refusjoner |
|
Rammetilskudd fra staten |
|
Andre statlige tilskudd |
|
Andre overføringer |
|
Inntekts- og formueskatt |
|
Eiendomsskatt |
|
Andre direkte og indirekte skatter |
|
Sum driftsinntekter |
|
Driftsutgifter |
|
Lønnsutgifter |
|
Sosiale utgifter |
|
Kjøp av varer og tj som inngår i prod |
|
Kjøp av varer og tj erstatter egenproduksjon |
|
Overføringer |
|
Avskrivninger |
|
Fordelte utgifter |
|
Sum driftsutgifter |
|
Driftsresultat |
|
Finansinntekter |
|
Renteinntekter og utbytte |
|
Mottatte avdrag på utlån |
|
Sum eksterne finansinntekter |
|
Finansutgifter |
|
Renteutgifter og låneomkostninger |
|
Avdrag på lån |
|
Sosial- og næringsutlån |
|
Sum eksterne finansutgifter |
|
Resultat eksterne finanstransaksjoner |
|
Motpost avskrivninger |
|
Res. før int.fin.transaksjoner(netto driftsres) |
|
Interne finanstransaksjoner |
|
Bruk av udisponert fra tidligere år (overskudd) |
|
Bruk av disposisjonsfond |
|
Bruk av bundne fond |
|
Bruk av likviditetsreserve |
|
Sum bruk av avsetninger |
|
Overført til kapitalregnskapet |
|
Avsatt til dekning fra tidligere år(underskudd) |
|
Avsatt til disposisjonsfond |
|
Avsatt til bundne fond |
|
Avsatt til likviditetsreserven |
|
Sum avsetninger |
|
Udisponert (overskudd) / evt |
|
Til inndekning senere år (underskudd) |
Kapitalbudsjettet vedtas på prosjektnivå.
Driftsregnskapet og kapitalregnskapet skal føres på artskonto med 4 siffer, ansvar med 4 siffer og funksjon/tjeneste med 3 siffer, i samsvar med forskrifter vedr. KOSTRA, kapitalregnskapet i tillegg på konteringsbegrepet prosjekt. Det offisielle regnskapet legges fram med artsinndeling på KOSTRA-funksjoner.
De enkelte komitéer og formannskap har følgende ansvarsområder:
Undervisningskomité
Hovedansvarsområde 2:
Områdene 2000 - 2999
Helse og sosialkomité
Hovedansvarsområde 3:
Områdene 3000 - 3999
Kultur, miljø og landbrukskomite
Hovedansvarsområde 4 Landbruk
Områdene 4000 4999
Hovedansvarsområde 5:
Områdene 5000 - 5999
Teknisk komite
Hovedansvarsområde 6 Teknisk
Områdene 6000 6999
Formannskapet
Hovedansvarsområde 1
Områdene 1000 1999
Regnskapet skal posteres i samsvar med den til en hver tid gjeldende inndeling i artskontoplan, ansvarsområder og funksjoner. Posteringen skal skje fortløpende og uten opphold for å sikre god budsjettkontroll. Jfr også de særskilte bestemmelser vedr. attestasjon/anvisning
Rådmannen utarbeider to ganger hvert år en enkel økonomisk rapport, pr. 30. April og 31. August, som belyser kommunens inntekter og utgifter i forhold til årets vedtatte budsjett.
Årsoppgjøret består av årsregnskap og årsberetning.
Regnskapsansvarlig avleverer årsregnskapet i 3 eksemplarer til revisjonen senest 15. februar.
Rådmannen utarbeider årsberetning og oversender den til revisjonen snarest mulig etter dette tidspunkt og senest 15. mars.
Distriktsrevisjonen utarbeider på grunnlag av årsoppgjøret, revisjonsberetning med forslag til desisjonsvedtak, som oversendes til kontrollutvalget - samt kopi , og 1 eks av regnskapet til fylkesmannen ca 1 mnd etter at årsregnskapet er mottatt.
Kontrollutvalget behandler årsoppgjøret med revisjonsberetning og avgir innstilling overfor kommunestyret i god til før 1. mai.
Når kommunestyret har behandlet årsoppgjøret skal årsberetning og kommunestyrets vedtak om årsoppgjør sendes til fylkesmannen.
Formannskapet har fullmakt til å vedta delvis strykninger når det er nødvendig ved regnskapsavslutningen.
Formannskapet har fullmakt til å:
Overføre beløp innen artsgruppe 0 til 5, samt til å øke utgifter tilsvarende økte inntekter i artsgruppene 6 til 9 i driftsbudsjettet innen de enkelte hovedansvarsområder.
Disponere ansvarsområde 1900. Posten disponeres av formannskapet, som kan tilleggsbevilge/budsjettregulere i kommunens driftsbudsjett.
Reelle tap på garantier utgiftsføres under sine ansvarsområder i driftsregnskapet på art 472 Tap på fordringer og garantier
Komiteer har fullmakt til å overføre beløp mellom artsgruppe 0 til 5, samt til å øke utgifter tilsvarende økte inntekter i artsgruppene 6 til 9 i driftsbudsjettet innen sitt hovedansvarsområde.
Rådmannen har fullmakt til å overføre beløp mellom artsgruppe 0 til 5, samt til å øke utgifter tilsvarende økte inntekter i artsgruppene 6 til 9 i driftsbudsjettet innen de enkelte hovedansvarsområder, og som ikke er av prinsipiell karakter. Endringer begrenses oppad til kr. 500.000,-
Det delegeres til rådmannen å inngå bankavtaler. Videre får rådmannen fullmakt til å inngå avtale om rentevilkår/rentebindingsperiode når vedtak om låneopptak foreligger, samt velge långiver.
Budsjettendringer ved bruk av fullmakt skal straks meldes til økonomiavdelingen som sender kopi til distriktsrevisor.
Den enkelte komité, evt. formannskapet, orienteres om budsjettendringer i hht. fullmakt. Formannskapet orienteres dessuten om bankavtaler.
Avsetning av ikke øremerkede midler til bruk i senere budsjettår, er kun tillatt dersom det er Ikke disponert netto driftsresultat (regnskapsmessig overskudd) for kommunen, og det organ som ønsker avsetningene har holdt seg innenfor sin totale budsjettramme.
Hovedregelen er at avsetning og bruk av fondsmidler skal budsjetteres på vanlig måte, jfr budsjett og regnskapsforskriftene.
Rådmannen har fullmakt til å avsette udisponerte ikke øremerkede midler til disposisjonsfond ved regnskapsavslutningen, i henhold til budsjett og regnskapsforskriftene.
Samarbeidsutvalgene i de respektive pleie- og omsorgsdistrikt disponerer de respektive gavekontoer opplistet under sektor 2.5103. i siste års avlagte balanseregnskap.
I kapitalbudsjettet er det kun kommunestyret som kan øke rammene ved bruk av fondsmidler.
Utgifter av investeringsmessig karakter skal føres i kaptalbudsjettet. Utgiften må for å kunne belastes kapitalregnskapet, ha en økonomisk levetid på minst 3 år og anskaffelseskost på minimum 50.000,- kr.
Forslag til investeringer skal legges fram til behandlingen i økonomiplan og budsjettet. Budsjett-vedtaket i kommunestyret er klarsignal for videre planlegging.
Økonomiplanen framlegges på et grovt detaljeringsnivå. Rammeplaner behandles parallelt med budsjett og inneholder detaljerte opplysninger. Etter ferdigbehandling av forprosjekt, legges disse inn i budsjettet på prosjektnivå.
Investeringsoppgaver til en pris over 700.000 kr skal utredes som et "forprosjekt". For bygninger er plan- og byggenemnda, for kommunaltekniske anlegg samt anlegg for Levanger Tomteselskap er komitéen for teknisk sektor ansvarlig for dette. Forprosjektet skal inneholde teknisk beskrivelse, tomtevalg og arealbruk, situasjonsplan, tegninger som viser bygninger og anlegg, fremdriftsplan, driftskalkyle og investeringsoverslag, og forslag til vedtak om tilskudd/låneopptak der dette er i tråd med vedlagte finansieringsplan. Investeringsoverslaget skal være spesifisert slik at byggeregnskapet kan føres i henhold til dette. Sammen med en finansieringsplan og forslag til låneopptak utarbeidet av rådmannen, legges forprosjektet frem for behandling i kommunestyret. Dersom investeringen ligger under 2 mill kr kan forprosjektet behandles av formannskapet.
For investeringsprosjekter som forventes å belaste to eller flere budsjett, skal det utarbeides et kostnadsoverslag med tilhørende finansiell dekning. Finansieringen skal være sikret eller påregnes sikret før et investeringsprosjekt settes i gang.
Investeringsprosjektene skal være gjenstand for løpende vurdering, herunder om det har oppstått uforutsette forhold, om framdriftsplanene bør justeres, om kostnadsoverslaget må revideres, og om den finansielle dekningen er tilstrekkelig.
For investeringene skal det utarbeides egne prosjektregnskap som går over prosjektets levetid uavhengig av budsjettermin. Disse bør gi opplysninger om hvor mye som er medgått hittil, hvor mye som gjenstår i forhold til (justert) kostnadsoverslag, og eventuelt hvor mye det gjenstår å bevilge i kommende budsjetter.
Normalt skal det benyttes anbudskonkurranse før investeringsoppgaver besluttes iverksatt. Formannskapet kan bestemme at det skal avvikes fra dette. Dersom godkjent kostnadsoverslag ikke er over kr. 700.000,-, har rådmannen eller den han bemyndiger, denne fullmakt. Dersom ikke Norsk Standard 3400, Regler om anbudskonkurranser for bygg og anlegg legges til grunn, skal det avgjøres av formannskapet.
Antagelse av anbud (valg av entreprenør) avgjøres av plan- og byggenemnda når det gjelder kommunale bygg/tilbygg og etter innstilling fra teknisk etat når det gjelder kommunaltekniske anlegg. Dersom godkjent kostnadsoverslag ikke er over kr. 700.000 har rådmannen eller den han bemyndiger fullmakt til å velge anbyder.
Før kontrakt inngås skal det fremlegges attest fra Kommunekasserer/Kemner om at alle skatte- og avgiftsrestanser er betalt, senest ved anbudsfristens utløp. Hovedentrepenør er ansvarlig for attest i forhold til eventuelle underleverandører.
Alle firma skal ved egenerklæring bekrefte at de har et HMS-system som innfrir interkontrollforskriftene.
Bygge- og anleggsarbeider kan settes igang når forprosjekt er vedtatt, og det er gitt underretning fra rådmannen om at finansieringen er i orden.
For vedtatte investeringer og hvor finansieringen er ordnet, delegeres det til rådmannen å iverksette de planlagte investeringer.
Dersom det i forprosjektet, eller senere i arbeidet viser seg at investeringen blir større enn budsjettert, skal kommunestyret behandle det, og vedta Omprioritering innen kapitalbudsjettet, innen kommunestyrets vedtatte prioriteringer for inneværende år.
Formannskapet gis fullmakt til å styrke en post i kapitalbudsjettet ved tilsvarende reduksjon i en annen post i kapitalbudsjettet. Forutsetningen er at dette kan gjøres uten at finansieringsplanen for de to postene sett under ett må endres, og at endringen ikke gjøres på en slik måte at en overskridelse av et kostnadsoverslag, som er vedtatt av kommunestyret, dekkes inn før dette på forhånd er forelagt kommunestyret til godkjenning. Disponering av merinntekter i kapitalbudsjettet foretas av kommunestyret.
Dersom en komité har fullmakt til å bevilge midler i h.h.t. til vedtekter/statutter, får komitéen fullmakt til å foreta nødvendige budsjettreguleringer.
Formannskapet skal halvårlig få statusrapport om de investeringsoppgaver som er igang. Rapporten skal angi startdato, reell fysisk fremdrift, forventet sluttdato, og forventet økonomisk sluttresultat.
Regnskapsavslutning skal skje snarest mulig etter at bygget/anlegget er ferdigstilt og overtatt av kommunen. Regnskapsavslutningen skal normalt skje innen 6 mnd. etter at arbeidet er ferdig. Skulle det påløpe garantitid etter ferdigstillelsen, gjelder 6-månedsregelen fra det tidspunkt garantiperioden utløper. Plan- og byggenemnda/teknisk etat kan ved regnskapsavslutningen foreslå bruk av eventuelle overskytende midler/evt. ved overforbruk skissere dekningsmuligheter fra de prosjekter de har ansvaret for. Kommunestyret vedtar slik omdisponering/ oppdekning. For nye prosjekter skal det belastes byggelånsrenter, lik den kommunen må betale i henhold til bankavtale. Byggeregnskap vedtas av det organ som ga klarsignal til oppstart.
Utbetalinger som gjelder utgifter i henhold til kommunens budsjett, foretas av øk.avd. Før en slik utbetaling skjer, skal det foreligge en anvisning, dvs. utbetalingsordre, fra den som har anvisningsmyndighet.
Anvisningsmyndigheten på kommunens vegne tilligger rådmannen. Rådmannen kan på sine vegne delegere denne myndighet til andre, jfr dog begrensninger som følger av forskrifter.
Melding om delegering av anvisningsmyndighet som rådmannen har, skal gis til revisor og økonomiavdeling, samt vedk. etatsjef.
Anvisninger skal gjelde utbetaling til en person (firma), med angivelse av hvilken art, ansvar og funksjon beløpet skal utbetales av.
Før anvisningsmyndigheten utøves, må signaturprøven som inntas i fullmaktsbrevet være sendt inn til økonomiavdeling og distriktsrevisjon. Ved hver etat skal det foreligge en ajourført oversikt over hvem som har myndighet til anvisning. Gjenpart av denne skal sendes økonomiavdeling og distriktsrevisjon.
Ingen har anvisningsmyndighet for egne regninger eller andre utbetalinger til seg selv. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av nærmeste foresatte. Rådmannens regninger anvises av ordføreren
Den anvisningsberettigede skal påse at:
Dersom ikke alle betingelser for anvisning foreligger, skal anvisning nektes. Dersom utgiftene allerede er pådratt, må spørsmålet om anvisning tas opp med rådmannen.
Den anvisningsberettigede skal til enhver tid sørge for å ha den nødvendige oversikt over disponeringen av budsjettet.
Ved utbetaling av fast lønn benyttes stående anvisning, ved bruk av personalmelding som sendes lønnsseksjonen.
Som et ledd i den interne kontroll skal det så langt det er praktisk mulig skilles mellom:
Anvisende myndighet har ansvar for å etablere en tilfredsstillende intern kontroll. Samtlige fakturaer/regninger skal attesteres og anvises av forskjellige personer. I hver etat skal det foreligge en ajourført oversikt over hvem som har bestillingsfullmakt og attestasjonsfullmakt.
Leder med anvisningsmyndighet avgjør hvem som har rett til å foreta bestillinger/innkjøp innen sitt virkeområde. Attestasjon skal foretas før faktura anvises for betaling
Den som har attestasjonsfullmakt skal påse at varer/tjenester er mottatt, og at det er overensstemmelse mellom faktura/regning og avtalt mengde og pris ,samt at kontonummer og andre data er riktig påført. Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for at timelister og lignende er etterregnet og i h.h.t utført arbeid og i samsvar med gjeldende tariffavtale.
Kjøp av IT-utstyr skal foretas i samråd med kommunens IT-ansvarlige.
Innkjøp skal gjennomføres på en slik måte at kommunens totale økonomiske interesser blir ivaretatt best mulig. Målsettingen er å kjøpe riktig varer og tjenester til riktig tid og riktig pris.
Valg av leverandør skal skje på bakgrunn av ikke-diskriminerende og objektive utvelgelseskriterier.
Kommunale innkjøp reguleres av Lov om offentlige anskaffelser m.v.
Videre gjelder følgende forskrifter:
Levanger kommune kan velge mellom tre anskaffelsesprosedyrer:
Rådmannen eller den han bemyndiger gis fullmakt til å foreta direkte anskaffelser begrenset oppad til et beløp stort kr. 200.000,-
Levanger kommune skal så langt det er praktisk mulig benytte konkurranseprinsippet.
Hovedregelen er dermed åpen eller begrenset anbudskonferanse. Prosedyren kjøp/kontrahering etter forhandlinger kan bare benyttes dersom særskilte forhold foreligger.
Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og kontraktstildeling må skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Utvelgelseskriteriene bør oppgis på forhånd, og om mulig i prioritert rekkefølge. Kontraktstildelingen skal baseres på enten laveste pris eller etter en samlet vurdering av hva som er det økonomisk mest fordelaktige anbud/tilbud for kommunen.
Utvelgelseskriterier som minimum skal vurderes ved valg av leverandør:
Rådmannen kan til en hver tid gi utfyllende regler.
Avgjørelse om innkjøp innenfor vedtatte budsjettrammer blir å foreta slik:
a) For innkjøp inntil kr. 1.000.000, avgjøres av rådmann
b) For innkjøp over kr. 1.000.000, avgjøres av formannskapet
Før kontrakt inngås skal det fremlegges attest fra Kommunekasserer/Kemner om at alle skatte- og avgiftsrestanser er betalt, senest ved tilbudsfristens utløp. Hovedtilbyder er ansvarlig for attest i forhold til eventuelle underleverandører.
Alle tilbydere skal ved egenerklæring kunne bekrefte at de har et HMS-system som innfrir internkontrollforskriftene.
Økonomiavdelingen har utarbeidet en innfordringsmanual som gir generelle retningslinjer for økonomisk internkontroll innenfor salgsområdet.
Etatene er selv ansvarlig for oppdatering av varer og priser på varene i henhold til budsjett og økonomireglement.
Utslitt eller utjenlig materiell og utstyr skal utskiftes eller kasseres. Ved kassasjon avgjøre rådmannen om materiellet eller utstyret er verdiløst, om det på annen måte kan komme til nytte eller om det skal avhendes.
Kassert eller utskiftet materiell, utstyrsavfall og lignende skal, dersom det ikke med fordel kan overføres til annen kommunal virksomhet avhendes på den for kommunen mest fordelaktige måte. Unntak fra denne regel kan i særlige tilfelle gjøres med samtykke fra rådmannen.
Salg skal vanligvis skje ved offentlig salg. Med samtykke fra rådmannen, eller den han gir fullmakt, kan salg også skje ved underhåndssalg. Ved salg av kassert eller utskiftet utstyr og lignende samtidig som nytt utstyr av samme slag anskaffes, bør undersøkes om det ved byttehandel med vedkommende leverandør kan oppnås gunstigere priser enn ved en av de forannevnte framgangsmåter. For øvrig skal det ikke være anledning til å foreta byttehandel.
Før det treffes bestemmelse om salg, må det være gjort sannsynlig at den påregnelige inntekt dekker salgsutgiftene. I motsatt fall skal materialet eller utstyret tilintetgjøres eller avhendes på annen måte med minst mulig utgift for kommunen.
Merinntektene blir å behandle i tråd med økonomireglementets punkt 4.
Disse fullmaktene gjelder for alle privatrettslige krav og offentligrettslige krav hvor kommunen alene er kreditor. For skatter og avgifter som Kemneren innfordrer gjelder egne fullmakter.
I henhold til kommunelova §24-2 skal regnskapsansvarlig ved årsavlutning vurdere de kortsiktige fordringene uavhengig av om de er avskrevet eller ikke.
Gebyrer og erstatning for innkrevingskostnader er regulert gjennom inkassolova av 13. Mai 1988 nr. 26. Kommunen skal følge maksimumssatsene som til enhver tid gjelder. Gebyrene finnes gjengitt i budsjettene appendix 26.
Kommunen skal følge maksimalsatsene for forsinkelsesrenter som til enhver tid gjelder. Disse er i dag fastsatt i forskrift om endring av forskrift av 18. Desember 1987 nr. 977 om rentegodtgjersle når eigedomsskatt vert innbetalt for seint eller betalt attende og Lov av 17. Desember 1976 nr. 100: Lov om renter ved forsinka betaling.
Rådmannen gis fullmakt til å fastsette minstebeløp for renteberegning samt ev. løpedager.
For å forenkle innfordringa gis rådmannen fullmakt til å anlegge søksmål i alle kurante saker. Med kurante saker menes krav som anses rettmessige. I forbindelse med innfordringa skal kommunen opptre i henhold til god inkassoskikk.
Rådmannen gis fullmakt til å begjære utkastelse av leieboere i kommunale leiligheter når det ikke betales husleie.
Bare unntaksvis vil det være behov for at kommunen kjøper løsøre/fast eiendom.
Andelsleiligheter, aksjeleiligheter m.m selges som løsøre, men behandles etter reglene for fast eiendom. Reglene for kjøp ved tvangssalg/-auksjon må da praktiseres likt.
Rådmannen har fullmakt til å gi bud.
Rådmannen gis fullmakt til å underskrive på kommunens vegne på nødvendige dokumenter der hvor rådmannen har fullmakt til å overføre, vike eller frafalle pant eller hvor det foreligger vedtak fra formannskapet om det samme.
Rådmannen gis fullmakt til å slette alle heftelser (obligasjoner/utleggsforretninger og skjøter) som er innfridd.
Rådmannen har fullmakt til å overføre pant dersom det godtgjøres at det gis god/bedre sikkerhet
Borettslags-/andels-/aksjeleiligheter behandles etter regler for fast eiendom.
Løsøre
Kommunen har som hovedregel at det ikke skal vikes prioritet i løsøre. Rådmannen kan unntaksvis fatte vedtak om prioritetsvikelser.
Fast eiendom
Rådmannen har fullmakt til å vike prioritet for kommunale heftelser. Det forutsettes at det er god dekning for kommunens heftelser.
Rådmannen gis fullmakt til å frafalle pant i løsøre.
Rådmannen gis fullmakt til å frafalle pant på kommunens vegne dersom reel omsetningsverdi av eiendommen viser seg ikke å gi dekning for kommunens krav.
Rådmannen gis fullmakt til å slette pant på vegne av kommunen i forbindelse med parseller eller tomter som utskilles fra hovedeiendom og som får egne bruksnummer. Det forutsettes at verdien på parsellen eller tomta må anses å være liten i forhold til verdien på hovedeiendommen og at den gjenværende eiendommen må anses å gi god dekning.
I henhold til reviderte forskrifter for kommunale budsjett og regnskap av 27.10.1993 § 7 pkt. 3.4 skal kommunen utarbeide retningslinjer for når fordringer skal kunne avskrives i balanseregnskapet. Med fordringer forstås her kortsiktige fordringer som f.eks. eiendomsavgifter, barnehagekontingent, tekniske gebyrer, utleie, hjemmehjelp.
NB! Avskrivninger som nevnt her gjelder ikke skatter og avgifter som Kemneren innfordrer.
Levanger kommune har også retningslinjer for avskrivning av videreutlån (etablerings- og utbedringslån) og sosiallån.
Når det gjelder avskrivning av kortsiktige fordringer, skal belastningen (tapet) føres der inntekten tidligere er inntektsført, men på en egen utgiftsart.
I begrepet avskrivning ligger at man regnskapsmessig avskriver beløpet, men at innfordringen ikke avsluttes. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endre seg over tid. Flere av disse sakene blir av den grunn overført til langtidsovervåkning. Noen av kravene kan og må man slette, eksempelvis ved gjeldsordning gjennom namsretten og der det synes helt klart at debitor er varig ute av stand til å betjene gjelden. Ved sletting avskrives beløpet og innfordringen avsluttes. Debitor gjøres kjent med dette.
Kortsiktige fordringer
Reguleres av budsjett og regnskapsforskriftenes § 7 pkt. 3.4 av 27.10.93:
Avskrivninger skal gjennomføres ved hvert tertialregnskap og ved regnskapsavslutningen hvert år. Dersom det ikke er budsjettmessig dekning må det budsjettendring til.
Når vi bruker benevnelsen "sak" så mener vi en ubetalt fordring.
Saker forsøkt innfordret - Resultat avskriving
Saker som er forsøkt innfordret uten resultat skal avskrives. Ved beslutning om avskriving skal det vises til tiltak som er gjennomført. Ut fra skjønn/interne retningslinjer skal det besluttes om sak skal legges til overvåking.
Saker som ender opp med konkurs, akkord
Når konkurs er åpna av skifteretten skal normalt hele beløpet kommunen har til gode, avskrives. Innfordringen av beløpet skal ikke stanses, men følges opp. Samme regler skal gjelde når akkordforhandlinger innledes.
Rådmannen skal være kommunens representant overfor namsretten når det gjelder kortsiktige fordringer. Hvem som representerer avtales internt i hver sak.
Saker som er foreldet
Med en gang en sak er forelda skal den avskrives og slettes. Dersom saken ikke er forsøkt innfordret skal det redegjøres for hvorfor.
Saker under gjeldsordningsloven
I saker hvor det er innledet gjeldsforhandlinger ved Namsretten skal avskrivninger skje når forhandlingene er avslutta og kjennelse avsagt.
Rådmannen skal være kommunens representant overfor namsretten når det gjelder kortsiktige fordringer. Rådmannen har ansvar for å følge opp saker i tilfelle mislighold eller endring av gjeldsordninga.
Saker hvor det inngås avtaler om delvis sletting av gjeld
Primært skal slike avtaler først inngås etter at kravet har vært forsøkt innfordret.
Saker som ikke er forsøkt innfordret - Vurdering/skjønn
Hovedregel er at samtlige saker skal søkes innfordret. Saker som blir overlatt til skjønn kan lett føre til ulik saksbehandling.
Regnskapsforskriftenes §7 pkt. 3.4 åpner mulighet for å kunne avskrive fordringer i bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring.
Det skal legges ett strengt skjønn til grunn. Følgende eksempler for avskriving på dette grunnlag kan være:
Vedtak om avskriving skal begrunnes.
Videreutlån forsøkt innfordret - Resultat avskriving
Misligholdte låneterminer skal innfordres.
Det er et overordna mål for kommunen at låntakerne så langt som mulig skal kunne beholde boligene sine. I de tilfellene tvangsinnfordring har vært forsøkt uten resultat, eller undersøkelser/oppsøk viser at det ikke er økonomisk betjeningsevne verken på kort eller lang sikt, anbefales avskriving/overvåking.
Videreutlån som ender opp med konkurs, akkord
Når konkurs formelt er åpnet av skifteretten, skal normalt hele beløpet kommunen har tilgode avskrives. Innfordringen av beløpet skal ikke stanses, men følges opp.
Videreutlån som er foreldet
Straks ett lån eller en restanse er foreldet skal den avskrives og slettes.
Dersom sak ikke er forsøkt innfordret, skal dette begrunnes.
Videreutlån under gjeldsordningsloven
I lånesaker der det er innledet gjeldsforhandling ved namsretten, skal avskriving skje når forhandlingene er avslutta og resultatet klart.
Rådmannen samordner og representerer kommunen overfor namsretten. Rådmannen har ansvar for å følge opp saker i tilfelle mislighold eller endring av gjeldsordninga.
Videreutlån i utenomrettslige gjeldsforhandlinger
Utenomrettslige gjeldsforhandlinger følger i det vesentligste prinsippene i gjeldsordningslova. Rådmannen må godta forholdsmessig dekning av sitt tilgodehavende, dividende.
Der dividende godkjennes skal alle kreditorene være omfatta av betalingsordningen. Tilgodehavende som ikke dekkes av et dividendeoppgjør, avskrives ikke straks fordi det erfaringsmessig er endringer i slike avtaler. Tilgodehavende føres på "Bak-konto" og skal ikke renteberegnes. Rådmannen har ansvar for å følge opp om avtalen overholdes.
Når avtalen er overholdt, slettes tilgodehavende som det ikke er dekning for.
Videreutlån hvor det inngås avtaler om delvis sletting av gjelda
Som hovedregel skal slik avtale først inngås etter at saka har vært forsøkt innfordret.
Avtale skjer på grunnlag av økonomiske dokumenterte opplysninger og vurderinger, samt saksrelatert kjennskap til lånekundens forhold for øvrig.
Avtale om delvis sletting av gjeld skal knyttes til at avtalen overholdes. Det beløp som avtales slettet, avskrives ikke straks fordi det erfaringsmessig er endringer i slike avtaler. Beløpet føres på "bak-konto" og beløpet renteberegnes ikke.
Rådmannen har ansvar for å følge opp om avtalen overholdes. Når avtaler er overholdt slettes det avtalte beløp.
Videreutlån som ikke er forsøkt innfordret - Vurdering/skjønn
Hovedregel er at lånesak som er misligholdt skal sendes til inkasso.
Det kan likevel avskrives lån uten foregående inkasso i visse typer saker der økonomisk status og prognose er synliggjort. Det skal legges strengt skjønn til grunn ved avskriving på dette grunnlaget.
Unntak for beløpsbegrensningen er saker der:
Hovedregel er at sakene sendes til innfordring for vurdering om inndrivelse eller avskriving.
Regler for saker som kan avskrives før tyngre innfordring iverksettes
Avskriving kan skje:
Regler for saker som kan avskrives etter innfordring
Avskriving kan skje:
Delegasjonsmyndigheten vil bli utøvet av rådmannen. Rådmannen kan delegere videre.
Hovedregel er at debitor skal betale påløpte renter og gebyrer i forbindelse med innfordringen. Beløpene skal kun avskrives i de tilfeller der hvor kommunen har gjort feil, og der en slik ettergivelse er nødvendig for å kunne inndrive et opprinnelige krav.
|
Område |
Delegasjon |
|
Saker som er konstatert uerholdelige - Forsøkt innfordret/tvangsinndrevet |
Rådmannen |
|
Saker som ender opp med konkurs/Akkord |
Konkurs: Rådmannen Akkord: Rådmannen fullmakt til delvis avskriving av kravet . |
|
Saker som er forelda |
Rådmannen. Dok. av årsak til foreldelse. |
|
Saker under Gjeldsordningslova |
Rådmannen. |
|
Saker hvor det inngås avtale om delvis sletting av gjelden |
Rådmannen. |
|
Saker hvor tvangsinnfordring |
Hovedregel er at alle krav skal innfordres. Rådmannen gis fullmakt til å avskrive. |
Det skal foretas avskrivninger hvert tertial og rapporteres om foretatte avskrivninger.
|
Område |
Delegasjon |
|
Saker som er konstatert uerholdelige - Forsøkt innfordret/tvangsinndrevet |
Rådmannen avskriver. |
|
Saker som er foreldet |
Rådmannen. |
|
Saker under Gjeldsordningslova |
Samordnes med boligkontoret. Avskrives av Rådmannen. |
|
Utenomrettslige gjeldsforhandlinger |
Samordnes med boligkontoret. Avskrives av Rådmannen. |
|
Saker hvor det inngås avtale om delvis sletting av gjelden |
Samarbeid med boligkontoret. Avskrives av Rådmannen. |
|
Saker hvor tvangsinnfordring |
Avskrives av Rådmannen. |
Ettergivelse av påløpne renter og gebyrer i forbindelse med innfordringa følger reglene for kortsiktige fordringer.
Det skal foretas avskrivninger hvert tertial og rapporteres om foretatte avskrivninger.
Rådmannen har ansvar for følgende:
Ettergivelse av påløpne renter og gebyrer i forbindelse med innfordring følger reglene for kortsiktige fordringer.
Det skal foretas avskrivninger hvert tertial og rapporteres om foretatte avskrivninger.
Intern kontroll skal sikre at kommunen når de formål og målsettinger som er satt - både på overordnet nivå og for de ulike aktiviteter. En effektiv kontroll er til stede når ledelsen styrer systemene på en slik måte at det gir rimelig sikkerhet for at disse formål og målsettinger nås.
Aktiviteter som er vesentlige i forbindelse med økonomisk kontroll, er bl.a.:
Utarbeidende rutiner skal dokumenteres og være gjenstand for løpende oppfølging.