Formannskapet 01.02.06 - sak 09/06 << sakliste << | >> | vedtak

VIDERE ORGANISASJONSUTVIKLING - RAMMER FOR "FORNY 2006"

Rådmannens forslag til vedtak:

1.   Formannskapet gir sin tilslutning til etablering av et helhetlig prosjekt – Forny 2 – for samordning og gjennomføring av prioriterte utviklings- og endringsoppgaver i Levanger kommune 2006-2007

2.    Formannskapet gir sin tilslutning til mål, organisering, framdrift og ressursrammer for prosjektet

3.     Videre konkretisering av prosjektene, operasjonalisering av mål, godkjenning av prosjektplaner for det enkelte prosjektet, opprettelse av nye prosjekter osv. delegeres til styringsgruppa for prosjektet

4.    Gjennomføringen av og resultatene fra Forny 2 rapporteres som del av kommunens ordinære periode- og årsrapportering

Vedlegg:

Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen

Saksopplysninger:

I Økonomiplanen 2006-2009, vedtatt av kommunestyret 14.09.05 ble det konkludert med at det i 2006 skulle gjennomføres en ny organisasjons- og tjenestegjennomgang med basis i funnene fra underveisevalueringen av ”Forny 2001”.

Rådmannen legger med dette fram forslag til rammer og organisering av dette arbeidet. I forberedelsen av saken er det samarbeidet med konsulentselskapet ViaVassli som sto for underveisevalueringen og arbeidsmøtet på Rinnleiret 21.november 2005.

Økonomisk omstilling

Det meste av den sentralt styrte organisasjonsutviklingen i Levanger kommune har de siste årene vært styrt under Forny 2001-prosjektet. Hovedfokuset har vært økonomisk omstilling, men det er også gjennomført betydelig fornyingsarbeid innenfor områder som har effekt langt over de økonomiske målene med Forny 2001.

I Økonomiplanen 2006-2009 er følgende Strategiske mål vedtatt:

1. Nedbetaling av akkumulert underskudd
2. Sikre økonomisk handlefrihet gjennom årlig overskudd/fondsavsetning  på  2%
3. Reduksjon i eiendomsskatten når den økonomiske balansen er opprettet

Etter rådmannens vurdering har nå kommunen tilfredsstillende budsjettkontroll til å klare tilbakebetalingen av akkumulerte underskudd ved hjelp av resultatet for 2005 og vedtatt budsjett for 2006. Det viktige delmålet om at Levanger skal ut av ROBEK-lista vil derfor nås i 2007. Men det betyr ikke at den økonomiske omstillingen er over selv om kommunenes rammevilkår nå ser ut til å bedres noe. De andre to delmålene gjenstår. Det blir viktig å unngå å bruke eiendomsskatt til drift, slik at tjenesteproduksjonen er sikret finansiering selv om eiendomsskatten etter hvert trappes ned.

Andre forhold

I tillegg til behovet for fortsatt effektivisering av drifta, har kommunene også andre forhold som krever en helhetlig og samordnet endringsprosess:

• Fra politisk side er det meldt opp ønske om å komme i gang med en vurdering av det politiske styringssystemet i god tid før kommunevalget om 1,5 år. Dessuten er det besluttet å se på arbeidsdelingen mellom politiske organer og mellom politiske organer og rådmannen. Herunder vurdere delegasjonsreglementet.
• Internt i kommunens administrative organisasjon gjøres ulike vurderinger om behovet for endringer i nåværende administrative struktur. De fleste vurderinger går i retning sammenslåing av noen av dagens resultatenheter med sikte på oppnå en mer effektiv og styrbar organisasjon. Et sentralt område her er bl.a. hva slags grep som skal tas innenfor pleie- og omsorg etter Agenda-rapporten.
• Organiseringen av den nye velferds- og arbeidsforvaltninga – NAV - berører enheter både i kommunen og i samkommunen. Med bakgrunn i tidligere forsøks- og utviklingsarbeid, synes det allerede avklart av Verdal vil være nasjonal pilot i NAV. Det kan bety at tjenester som i dag ligger i ISK vil bli overført til NAV Verdal – noe som da gjør at Levangers gjenværende del av de samme tjenester i ISK vil måtte tilbakeføres til primærkommunen Levanger på samme måte. Også Levanger må starte på sin jobb med å planlegge NAV Levanger. Løsningen her vil ha en grenseflate mot en rekke andre resultatenheter.
• Til slutt bør det nevnes at forsøket med Innherred Samkommune er over halvveis og at en bør forberede hvordan resultatene her skal fases inn mot den kommunale organisasjon.

Utfordringer

Gjennom denne saken ønsker rådmannen å invitere det politiske miljøet til en samlet vurdering, prioritering og organisering av kommunene organisatoriske utviklingsarbeid for resten av kommunevalgperioden dvs. 2006-2007. Slik rådmannen ser det står en overfor flere utfordringer hvor de viktigste er:

• Opprettholde fokus på stram styring av kommunens økonomi med siktemål økonomisk handlefrihet dvs. netto driftsresultat på min 2 % samt unngå at eiendomsskatten skal være bundet opp i drift
• Kontinuerlig arbeid med effektivisering av kommunens tjenesteproduksjon – både i forhold til prioritering, produktivitet og kvalitet
• Kontinuerlig vurdere og gjennomføre endringer i kommunens organisasjonsstruktur og prosesser
• Kontinuerlig arbeid med leder- og kompetanseutvikling
• Evaluere og forberede endringer i den politiske styringsstruktur og prosesser mot neste kommunestyreperiode
• Videreutvikle samhandlingsformer mot innbyggere, brukere og andre samhandlingsaktører

Forny 2006

Rådmannen har kommet til at det bør etableres et nytt Forny-prosjekt for resten av kommunevalgperioden (2006-2007). Formålet med å samle viktige utviklings- og endringsoppgaver i et prosjekt er å sikre en helhetlig styring av utviklings- og endringsarbeidet og gjenbruk av roller, mannskap og metoder i arbeidet. Nedenfor presenterer rådmannen skissen for et slikt prosjekt:

Mål

• Sikre økonomiske handlefrihet
• Avklare brukernes forventninger til tjenester fra kommunen (bl.a. med serviceerklæringer)
• Gjennomføre konkrete kvalitets- og produktivitetsforbedringer i kommunenes tjenesteproduksjon, herunder vurdere hvordan kommunen kan ivareta sine utviklingsoppgaver bedre.
• Forberede og gjennomføre nødvendige endringer i kommunene administrative organisering
• Forberede mulige endringer i kommunene politiske organisering og forhold mellom politikk og administrasjon (delegasjonsreglementet)

Organisering

De delprosjekter som foreslås etablert i første fase er:

•              Administrativ organisering (forprosjekt)

•              Politisk organisering (forprosjekt)

•              NAV Levanger (forstudie)

•              Prosess-, produktivitets- og kvalitetsutvikling - PPK (forstudie)

Framdrift

Ressursbruk

Foreløpige ressursrammer:

Vurdering:

Rådmannen viser til bakgrunn, og mål. Ut fra dette tror rådmannen det er riktig å prioritere i egen organisasjon: Administrativ organisering og Prosess-, produktivitets- og kvalitetsgjennomganger i tjenesteproduksjonen. I tillegg kommer altså NAV med bakgrunn i statlig reform og samhandlingen med Verdal samt politisk styringssystem.

Det største og mest ressurskrevende prosjektet i perioden er PPK-prosjektet. Etter rådmannens syn er det også dette prosjektet som har størst potensiale både når det gjelder produktivitet, mobilisering av ledelse og ansattes ressurser og brukerorientering. Rådmannen vil vurdere om prosjektet kan samordnes med tilsvarende behov i ISK og Verdal kommune – også om ekstern medfinansiering av prosjektet er mulig.

Rådmannen ønsker å ta opp igjen samarbeidsmodellen mellom politikk, administrasjon og tillitsvalgte fra Forny 1 jfr. organisasjonsmodell for prosjektet.

Rådmannen ønsker å videreføre erfaringene fra Forny 2001 med anvendelse av PLP-metodikken som blant annet inneholder en faseinndeling av prosjektene i forstudier, forprosjekter og gjennomføringsprosjekter. På noen områder kan en gå rett i forprosjekter, på andre områder er det nødvendig å ”ramme inn” problemstillingene bedre gjennom en forstudie.

Alle er klar over at slike prosjekter ikke gjør seg sjøl. Det kreves både kompetanse, kapasitet og involvering. De ressursrammer som er presentert over er nøkterne og foreløpige.

<< sakliste | vedtak
<< | >>
^