Formannskapet 10.01.07 - sak 9/07 << sakliste << | >> | vedtak

TILTAK FOR Å REDUSERE SYKEFRAVÆRET I LEVANGER KOMMUNE

Rådmannens forslag til vedtak:

Formannskapet tar de foreslåtte tiltakene for å redusere sykefraværet i kommunen til etterretning.

Vedlegg:

Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen

Saksopplysninger:

Kommunestyret vedtok i budsjettmøte 13.12.06 å oversende uten realitetsbehandling et forslag fra Norberg slik:

Kommunestyret ber administrasjonen utarbeide en tiltaksplan for redusert sykefravær.

I reglementet for kommunestyret finnes følgende retningslinjer for videre behandling av oversendelsesforslag:

”RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV OVERSENDELSESFORSLAG

Forslag kommunestyret vedtar å oversende uten realitetsbehandling behandles som følger:

Rådmannen legger fram en sak for formannskapet så raskt som mulig etter kommunestyremøtet. Formannskapet tar så standpunkt til hva som skal skje med forslaget:

A.        Realitetsbehandle forslaget og dermed fatte et positivt eller negativt vedtak i forhold til realitetene i forslaget

B.       Oversende det til en komité for videre behandling/avgjørelse uten selv å ta standpunkt til realitetene i forslaget

C.      Be rådmannen utrede saken nærmere og få den til ny behandling senere

For videre saksgang bør det lages et eget saksframlegg for hvert enkelt oversendelsesforslag.”

Rådmannen har her valgt variant A, og realitetsbehandler forslaget.

Økningen av sykefraværet det siste året er registrert som et landsdekkende fenomen. Utviklingen av sykefraværet fra 2002-2006 i Levanger kommune og i landet som helhet er beskrevet i tabell 1, mens sykefraværet for enhetene i Levanger kommune er beskrevet i tabell 2.

Tabell 1: Sykefravær 2002-2006 Levanger kommune og Norge. Prosent av avtalte dagsverk.

Tabell 2: Sykefravær fordelt på resultatenheter, Levanger kommune 2005-2006. Prosent

Det er et mål for Levanger kommune som organisasjon at sykefraværet ikke skal være høyere enn landsgjennomsnittet. Oversikten viser at Levanger kommune for tiden har et høyere sykefravær enn landsgjennomsnittet.

Det har også vært en økning i sykefraværet det siste året 2006, en økning som har vært høyere enn økningen for landet. Utviklingen 1. og 2. kvartal 2006 har bidratt i betydelig grad til dette. Tallene for 3. kvartal viste en positiv utvikling, også sammenliknet med landsgjennomsnittet.

Demografisk er det ingen vesentlige forskjeller som skulle tilsi at Levanger kommune skal ha et høyere sykefravær enn gjennomsnittet i kommunesektoren. For å nå målet om at sykefraværet ikke skal være høyere enn landsgjennomsnittet medfører at sykefraværet må ned. 

Levanger kommune ble IA-bedrift fra og med 02.12.02.

Det er etter dette gjennomført opplæring i IA-metodikken over lang tid, og i flere faser, både til ledere, verneombud, og medarbeidere. Det avholdes fast egen IA-dag hvert år. Videre er det utviklet IA-systemer internt i flere faser, med stadig forbedringer.  IA systemet for Levanger og Verdal oppfattes å ha god kvalitet, er meget brukervennlig, og effektivt som støtteverktøy. Spesielt må framheves organisering av egen HMS-portal.  

Oppfølging av IA arbeidet og sykefravær ved enhetene ligger som en lederoppgave etter styringskortet.

Det tar likevel tid før IA tankegangen som kultur setter seg over alt. Dette går på at dialogen mellom leder og medarbeider ikke skjer tidlig nok under etableringen av et sykefravær, og et behov for et sterkere fokus på muligheter for å arbeide med forebygging. Det er innført systemer med årlige HMS-planer ved hver enkelt enhet og hvor disse rulleres hvert år.

Arbeidsmiljøutvalget har også styrket sitt fokus på fraværsproblematikken og at det skjer et systematisk HMS arbeid i virksomheten kontinuerlig.   

Flere enheter sliter med å få til gode omplasseringsmuligheter av ansatte ved langtidsfravær ved egen enhet. Det er ofte begrenset tilgang til aktuelle omplasseringsstillinger ved andre enheter. Utprøving internt blir som følge av dette skadelidende og sykefraværet kan vare lengre enn om det fantes gode alternativer å foreta arbeidsutprøving eller omplassering til.

Attføringsutvalget skal ha til behandling de saker som ikke har funnet sin løsning før det har gått ett år. Viss en sak ikke kan løses ved egen enhet, så skal saken til Attføringsutvalget umiddelbart. Attføringsutvalget behandler saken og kan sende den tilbake viss den synes å ikke være godt nok dokumentert, andre omplasseringer i kommunen kan bli vedtatt, eller at det forsøkes med ekstern attføring og skolering til annet yrke/arbeid. 

Sentralt fokus i IA-arbeidet er dialogen mellom medarbeider og leder. Viss denne ikke god nok, vil grunnlaget for en aktiv tilbakeføring etter fravær, eller forebygging av fravær, ha mindre muligheter for å lykkes. Jo lengre tid som går, jo vanskeligere blir det å få til løsninger.

Annet viktig fokus er selvsagt lederoppmerksomheten, samhandlingen mellom enhetene, og kontakten og bruken av støttesystemene IHMS, Trygdeetatens Arbeidslivssenter (NAV), Org. enheten, Attføringsutvalget, den enkeltes lege, fagforeningene, og verneombud/hovedvernombud.

Den nedsatte IA-gruppen i Levanger foretok en gjennomgang av sykefraværsgrunner i 2004.

Det ble av IA-gruppen innhentet resultatet av forskning på sykefravær og sett på situasjonen i Levanger.

Hva er grunner til sykefravær (objektive):

-          fysisk og psykisk sykdom

-          arbeidsmiljø (fysisk/psykisk)

-          arbeidskrav

-          øvrige livsvilkår – familieliv – total stressituasjon

-          ansettelsesvilkår

-          trygghet for jobb (eller manglende trygghet)

-          ha, få, eller ikke få utfordrende ansvar og oppgaver

-          manglende medbestemmelse

-          (om)organisering av arbeidet

-          Lederkvalitet og oppmerksomhet

-          kultur og tradisjon

Nasjonal forskning:

-          94% av alt fravær skyldes sykdom (uansett årsak)

-          6% skyldes ulykker

Hva er grunner til sykefravær i Levanger kommune (hypoteser) ?

-          fysisk og psykisk sykdom

-          arbeidsmiljø (fysisk/psykisk)?

-          arbeidskrav ?

-          øvrige livsvilkår – familieliv – total stressituasjon?

-          ansettelsesvilkår?

-          trygghet for jobb (eller manglende trygghet)?

-          ha, få, eller ikke ha, få utfordrende ansvar og oppgaver?

-          medbestemmelse?

-           (om)organisering av arbeidet?

-          lederkvalitet og lederoppmerksomhet?

-          kultur, tradisjon og holdninger?

Leksvik sitt IA-arbeid – resultater i Leksvik (ble tildelt IA-prisen for 2003)

-          styrt egenmelding (avtalebasert for å forebygge – eks. 1 dag pr uke)

-          holdninger

-          etterspørring av resultater

-          konstant fokus på fravær og IA hos øverste ledelse

-          IA skal være tema på ledermøter/administrasjonsmøter på alle nivå, personalmøter, medlemsmøter i fagforeningene og evt. samlinger for verneombud

-     

Molde sitt IA-arbeid  (de har gode resultater på fraværsutvikling)

-          samspill mellom de forskjellige aktørene.

-          ”Når sjefen ringer mens du er syk, er det for å vite hvordan du har det!” (infobrosjyre) 

Vurdering:

 Faren er at man ved økende sykefravær fristes til å årsaksforklare sykefraværet ved ”egenskaper hos den syke” eller ”slepphendte leger”. Fokus kan lett bli flyttet bort fra det man kan gjøre noe med på arbeidsplassen. Det er et mål at arbeidsplassen skal og bør oppleves som en viktig plussfaktor for alle ansatte, uavhengig av årsakene til sykefravær.

Uansett; Det finnes årsaker til fravær som ligger utenfor arbeidsgivers kontroll, hvor tiltak ikke gir en reduksjon.

Det er også sett på sammenhengen mellom sykefravær og deltidsansatte i Levanger kommune, fordi det ofte blir hevdet at mange deltidsstillinger bidrar til et høyere sykefravær.

Det er tatt ut sykefraværstall etter stillingsprosent for hele 2006 (fram til 28.12.2006), både for kommunen som helhet og på de to store pleie- og omsorgsdistriktene DS/tidligere DN (fordi disse enhetene har mange deltidsstillinger og høyt fravær). Av tabell 3 ser man at en ikke kan finne noen sammenhenger mellom høyt sykefravær og lav stillingsprosent, snarere er det omvendt.

Tabell 3: Sykefravær etter stillingsprosent, registrert 01.01.06-28.12.06

Fagforeningene hevder overfor rådmannen at fraværsutviklingen ved pleie- og omsorg spesielt kan delvis forklares med lavere grunnbemanning, for belastende turnuser, at vaktlengden for ujevn, at en har en ujevn ukebelastning, for hyppige helgevakter for de som har over 50% stilling osv.

Når man skal arbeide med å redusere og forbygge sykefravær, vil det være viktig å holde en god fart på gjennomføring av tiltak mer enn å lete etter på årsakene. Tiltak skaper mer aktivitet og framdrift i arbeidet og har positive ringvirkninger. 

Levanger kommune har i mange år som nevnt arbeidet aktivt og målrettet for å redusere sykefraværet i organisasjonen. Som IA-bedrift siden 2002 forpliktet Levanger kommune seg i enda større grad til å arbeide for å redusere sykefraværet, og flere tiltak har vært satt i verk. Spesielt gjelder dette mer systematisk oppfølging av langtidssykefravær gjennom dialog og utarbeidelse av individuelle oppfølgingsplaner. Med ny, revidert IA-avtale fra 2006 skal dette arbeidet ytterligere forsterkes.

Samtidig er det i den nye IA-avtalen lagt betydelig vekt på det forebyggende arbeidet for å redusere sykefraværet. For når det skal arbeides med tiltak for å redusere sykefraværet, er det viktig at man har forståelse og kunnskap om at alt henger sammen med alt.

Man må arbeide både forebyggende, reparerende og rehabiliterende, individrettet og kollektivt (organisatorisk) på samme tid for at man skal kunne få de effektene man ønsker.

Tiltak i Levanger kommune

Forebyggende tiltak, individnivå

Motivere og tilrettelegge for trim og trening

Levanger kommune har treningsavtale med 3T og Sprek. Dette for alle ansatte, og har det siste året 2006 hatt en refusjonsordning for fast ansatte der de som trener minst 40 ganger i løpet av årets 11 måneder, får refundert en andel av utgiftene. Denne ordningen vil fortsette også i 2007.

Forbedringer:

-         Gjøre ordningene knyttet til trim og trening kjent blant alle ansatte.

-         Motivere flere arbeidstakere til å benytte seg av ordningen.

-         Behov for å tilby et ”lavterskel” trimtilbud for ansatte som ikke føler at de ”hører hjemme” på 3T eller Sprek, og som ikke kommer i gang med trimaktiviteter på egen hånd.

Stressmestring, rygg/nakke-skole, arbeidsteknikker

Gjennom avtalen med Innherred HMS kan alle enheter få kursopplegg omkring disse temaene. Mange enheter har systematisk opplegg på dette, mens andre kan bli bedre.

Medarbeiderskap og ansvarliggjøring, delegering og innflytelse

I 2007 vil utviklingsprogrammet Medarbeiderskap starte opp, med i starten et spesielt fokus på pleie- og omsorgssektoren. Noe av målsettingene med dette programmet er å arbeide med å utvikle samarbeidet mellom ledelsen og medarbeiderne, gi økt egenkontroll og medbestemmelse i arbeidet, og bidra til at de ansatte i fellesskap tar et større ansvar for utvikling på sin arbeidsplass. Dette er en metodikk som vil påvirke både arbeidsmiljø og sykefravær i positiv retning.

Kompetanseheving/opplæring for å mestre nye og utfordrende arbeidsoppgaver

Forbedringer:

-         Å se og gjøre noe med situasjonen før ”det er har gått for langt”. Krever god dialog og godt samspill mellom leder og arbeidstaker. Arbeidstakerne må selv være aktive og ta initiativ.

-         For få ressurser.

-         Dataopplæringen må bli enda mer individuelt tilpasset og foregå kontinuerlig ute på arbeidsplassene.

Reparerende, eller rehabiliterende tiltak, individnivå

Oppfølging av sykmeldte

Det foregår et kontinuerlig arbeid med oppfølging av sykmeldte og arbeid med individuell oppfølgingsplan etter gjeldende rutiner og retningslinjer. Dette er et ledelsesansvar, og nærmeste leder med personalansvar har ansvaret for dette arbeidet i samarbeid med arbeidstaker.

Forbedringer:

-         Gjøre rutiner, rettigheter og plikter i dette arbeidet kjent blant alle ansatte. Samhandling med tillitsvalgte på alle nivå.

-         Kvalitetssikre at alle ledere ”gjør jobben” i henhold til rutiner og retningslinjer. Bedre håndtering av avvik.

-         Bedre dialog med sykmeldende lege. Det finnes gode erfaringer fra andre virksomheter med at dialogen mellom leder og arbeidstaker systematisk tas i forkant av den sykmeldtes legebesøk. Dette tror man kan bidra til at legen – i samråd med arbeidstaker - i større grad kan vurdere arbeidsevnen ved sykdom. I tillegg vil arbeidstakers ansvar og rolle i oppfølgingsprosessen bli forsterket og mer tydeliggjort.

-         På arbeidsplasser der en større andel ansatte har behov for tilrettelagt arbeid, vil ”trykket” på de andre ansatte i perioder oppleves som for stort. Det er viktig i slike situasjoner å være mest mulig åpen i arbeidsmiljøet når det gjelder den enkeltes behov for tilrettelegging. Dette har både leder og arbeidstaker et ansvar for å bidra med.

Attføringsutvalget

Attføringsutvalget behandler enkeltsaker der ansatte av helsemessige årsaker ikke lenger kan utføre arbeid i egen enhet.

Forbedringer:

-         Attføringsutvalget har ingen myndighet til å pålegge andre enheter til å ta inn ansatte for arbeidstrening el. varig omplassering.

-         Det er behov for et bedre system som ivaretar omplassering, arbeidsutprøving og alternative arbeidsoppgaver på tvers av enhetene.

Figur 1: Helhetlig tilnærming til sykefraværsproblematikken, eksempler på tiltak

Skillet mellom individorienterte og kollektive (organisatoriske) tiltak er ikke alltid like lett å trekke. Gode tiltak er integrerte tiltak, dvs. de ser individ og kollektiv i en sammenheng.

Forebyggende tiltak, organisasjonsnivå

Tydelig og synlig ledelse, klare ansvarslinjer og en ryddig og oversiktlig organisasjon

En viktig forutsetning for at man i en organisasjon skal kunne gjøre en best mulig jobb, er en ryddig organisering og en synlig og tydelig ledelse. Den administrative omorganiseringen gjennom Forny 2006 har for pleie- og omsorgstjenesten spesielt hatt som mål å redusere kontrollspennet for hver leder.

Systematisk HMS-arbeid

Systematisk arbeid med utarbeidelse og rullering av ”HMS årsplaner” på alle enheter, kartlegging av arbeidsmiljøet og utarbeiding av lokale tiltaksplaner, oppfølging av medarbeiderundersøkelsene m.v. er viktig å forbedre. 

Felles sosiale, kulturelle og fysiske aktiviteter

LEViLAG er i gang, og er planlagte kulturelle og fysiske aktiviteter som skal gi en bedre helse for den enkelte, skape en sterkere fellesskapskultur i kommunen for alle ansatte, en ”vi-kultur” på tverss av arbeidssted.

Forbedringer:

-         Bygge opp en organisering rundt LEViLAG som er robust og ikke enkeltpersonavhengig, bl.a. med ”aktivitetsledere/ressurspersoner” fra de fleste kommunale enheter.

-         LEViLAG er for hele kommunen, på alle enheter og blant alle ansatte; ”dette er våre aktiviteter”.

-         Få flere ansatte til å delta på aktivitetene.

Andre konkrete tiltak:

Ledere har forelått for rådmannen også andre konkrete tiltak som kan bidra til å gjennomføre tiltak som kan medvirke til at sykemeldte raskere kommer over i arbeid igjen, med konsekvens redusert sykefravær:

-  frie avsatte ressurser/midler (øremerket pott for bruk ved enheten) for å iverksette  

    strakstiltak rundt ansatte med helseproblem (disse tiltakene må da være begrunnet i en 

    oppfølgingsplan IA som er tidsbegrenset og som også utløser

    tilretteleggingstilskudd fra NAV).

-  oppfordre ansatte til ta kontakt før det utløser et fravær for tilrettelegging.

-  trening i/utenfor arbeidstiden – og som en del av oppfølgingsplan for allerede

    Sykmeldte

-  organisere tilbud for ansatte om å kunne benytte varmebasseng

-  tiltak for trivsel, ansvar og meningsfylt arbeid (medarbeiderskap)

-  redusere helgebelastning for de med over 50% stilling, betyr behov for økte ressurser og 

    bruk av flere småstilinger

-  økt grunnbemanning i turnusene (oppfattes å ha en begrenset varighet som plusstiltak)

-  flere lærlingplasser

-  ansatte i alle fast stillinger / tilsette faste vikarer som fører til økt mobilitet.   

-  bruke midler som i dag brukes til å leie inn ekstravakter til å øke den mobile 

   bemanningen.  -  mer innslag av bruk av ønsketurnus

-  gjennomføre forsøk med alternativ organisering av arbeid og fri (3 dager arbeid /dager fri)

- fysisk arbeidsmiljø og kjøp av diverse utstyr

- sterke fokus på forebygging av belastningslidelser

- kortere vei til nærmere leder, avklare personalansvaret

”Det perfekte tiltak” finnes ikke, og en reduksjon av sykefraværet bør ikke være det eneste målet i tiltaksarbeidet.

HMS-arbeid/sykefraværsarbeid/IA-arbeid må ikke bli typiske ”prosjekter” ved siden av daglig drift, men en naturlig del av det daglige arbeidet i hele kommunen. 

Å arbeide med ”reparering og rehabilitering” tar mye tid og gir et heller blandet sluttresultat. Hovedfokus bør derfor være på forebygging og bedring av arbeidsmiljøet.

Kollektive tiltak og økt fokus på kollektive løsninger må få økt fokus, da IA avtalen er individrettet. IA avtalen som løsning er ikke tilstrekkelig for å forebygge fravær. Det er viktig at denne balanseres opp med kollektiv satsing som ren forebygging. Helsefremmende arbeidsplasser vil i større grad føre til at ansatte er på jobb på tross av sine helseplager, fordi de opplever at de har en god og meningsfull arbeidsplass.

<< sakliste | vedtak
<< | >>
^