< | kommunestyret sak 11/01>

GJENNOMGANG AV RUTINER, REVISJON OG FULLMAKTER.
VURDERING AV OM DET FINNES INHABILITET

Levanger kommune
Rapport nr. 1.1 /2000

forvaltningsrevisjon

INNLEDNING
Bakgrunn for revisjonens gjennomgang
Vedtak i kontrollutvalget 14.04.2000: "Kontrollutvalget ber revisjonen skaffe frem informasjon om de omtalte selskap, og legge fram for utvalget på neste møte". De omtalte selskap er Levanger Boligbyggelag AL (LBBL) og Stiftelsen Utleieboliger (UBL).

Bakgrunnen for vedtaket er referatsak 2, som omhandler brev av 18.03.2000 fra Levanger Fremskrittsparti angående UBL. I brevet ønskes det "at kontrollutvalget tar en internkontroll på rutiner, revisjon og fullmakter i begge disse selskapene, og om inhabilitet forefinnes."

Foranledningen til brevet var "Stiftelsen Utleieboligers kjøp av 6 leiligheter i Levanger Boligbyggelags utbygging i Levanger sentrum". Det vises til vedtak om at 10% av Levanger Kommunes boliger skulle selges. Kommunestyret opphevet vedtaket 02.02.2000, sak 7/2000.

Revisjonen valgte å gå ut med en bredere vurdering av samtlige selskaper som Levanger Kommune (LK) har eierinteresser i, og legger fram en foreløpig rapport. Til møte 18.09.2000 legges ny sak 25/00 fram. Kontrollutvalget vedtar:

1. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering.
2. Revisjonen bes om å utrede saken videre, med sikte på å få belyst de problemstillinger som er nevnt i saksutredningen.
3. Saken legges fram for kontrollutvalget i neste møte.

Søndre Innherred Revisjonsdistrikt har ikke revisjonsoppdraget for UBL eller LBBL. Levanger Kommune er en av stifterne av stiftelsen, og kommunestyret har vedtatt vedtektene. Kontrollutvalget bør overfor kommunestyret anbefale at styrerepresentantene som LK har valgt tar opp saken i UBLs styre, slik at eventuelle avviksfunn drøftes der.

Denne rapporten gjelder særlig de forhold som er nevnt i brevet som var utgangspunktet for kontrollutvalgets behandling.

LBBL og UBL har frivillig gått med på denne revisjonsgjennomgangen, og vi er blitt møtt med stor åpenhet.

• Stiftelsesloven. En stiftelse er selveiende. Den er ikke underlagt de lovene som regulerer den kommunale virksomhet, virksomheten er regulert i Stiftelsesloven.
• Vedtekter for Stiftelsen Utleieboliger i Levanger
• Kommuneloven
• Levanger Kommunes reglement
• Levanger Kommunes økonomireglement

Metode
Gjennomgang av dokumenter i saken.
Samtaler med : Turid Inderberg, boligformidling, teknisk etat, LK
Ingjar Eggen, økonomiavdeling, LK
Sissel Slapgård, fylkesmannen i Nord-Trøndelag
Ola Aune, forretningfører LBBL
Ola Stene, rådmann LK

ROLLER OG OPPGAVER
UBL
Stiftelsen ble opprettet av LBBL og LK i 1990. Den er selveiende.

(LK har en andel på 1000 kr av en total andelskapital på 197.700 kr i I LBBL.)

Vedtektene for stiftelsen viser at formålet er "uten eget økonomisk formål, å skaffe boliger, eventuelt servicebygg, for tidsbegrenset utleie til ungdom, flyktninger m.v. Videre å skaffe boliger for varig utleie til funksjonshemmede og særlig vanskeligstilte husstander.

Boligene skaffes ved oppføring eller erverv av boliger, og leies ut uten innskudd eller lån fra leietakeren."

Stiftelsen skal ha et styre med leder og fire andre medlemmer, alle med varamedlemmer. Styret velges for valgperioden (kommunestyrets). LK og LBBL velger hver to medlemmer med varamedlemmer, et medlem velges av og blant leieboerne og utnevnes av styret. Formannskapet velger leder.

LBBL v/forretningsføreren er stiftelsens forretningsfører.

LK har krav på inntil 50% av leilighetene i ferdigstilte prosjekter. LK og LBBL har forslagsrett ved tildeling av leiligheter. Styret forestår endelig tildeling (ved uenighet).

Fylkesmannen får tilsendt revisorbekreftet årsregnskap og årsmelding, og skal samtykke i salg av boligene. Forretningsfører anses samtykke til salg gjort når årsmeldingen er godkjent av fylkesmannen.

Fylkesmannen bekrefter 29.11.1990 at UBL er registrert der i henhold til stiftelseslovens § 18.

Boligbyggelaget
LBBL opererer i henhold til Lov om boligbyggelag. I lovens § 1står bl.a. at boligbyggelaget "har til formål på vegne av andelseierne – enten enkeltvis eller organisert i borettsalg – å skaffe boligbygg og andre bygg som hører naturlig sammen hermed."

Boligbyggelaget kan dessuten ha til formål:

" d) å forestå oppføring og forvaltning av bygg på vegne av andre enn andelseierne.

f) å tegne andeler eller aksje i selskap med begrenset ansvar som skal eie boliger for utleie til boligbyggelagets andelseiere."

Boligbyggelaget er forretningsførere for borettslagene, og et borettslag kan opprette kontrakt med et boligbyggelag om at laget skal oppføre bygg på vegen av borettslaget.

Borettslag
Virksomheten reguleres av Lov om borettslag. Borettslagenes har til formål å skaffe andelseierne bolig.

• Et boligbyggelag kan stifte et borettslag alene, eller ved at privatpersoner stifter det.
• Å erverve en andel i et borettslag er i realiteten det samme som man kaller å kjøpe en leilighet i et borettslag.
• I følge § 16 i loven skal styret i borettslaget godkjenne erverv av andel i borettslag. I vedtektene for Borettslaget står det i § 5 at styret kan nekte godkjenning dersom det er saklig grunn for det. Det vil si at styret godkjenner hvem som skal flytte inn i borettslaget. Ved avslag kan erverver av andel reise søksmål overfor borettslaget.

Det presiseres at borettslaget ikke er gjenstand for denne revisjonsgjennomgangen.

KIRKEGATA 58
Denne revisjonsgjennomgangen har sitt utspring i Kirkegata 58.
Utbyggingen
Boligbyggelagets forretningsfører skisserer saksgangen ved en utbygging slik:

• Styret i LBBL sørget for at borettslaget Kirkegata 58 ble konstituert. Styret i borettslaget ble pekt ut av LBBL og består av Reidar Kjesbu, Otto Holme, samt Guri Skjesol.
• Borettslaget inngikk kontrakt med LBBL om at LBBL skal være forretningsfører.
• Borettslagets styre ervervet tomt og utarbeidet planer for utbygging, og vedtok utbygging.
• Borettslaget inngikk kontrakt med LBBL om at LBBL skal stå for oppføringen av bygget. LBBL blir bemyndiget til å stå for opptak av byggelån og faste lån, forslag til kontrakter vedrørende byggearbeidet osv. Men det er Borettslaget Kirkegata 58 som inngår kontraktene med bank og entreprenører.

LBBL tegner fulltegningsforsikring for utbyggingen i Boligsamvirkets Forsikring A/S. Forsikringen dekker risikoen for tap dersom noen leiligheter ikke skulle bli solgt. Den bidrar til bedre finansiering, og beboerne i borettslaget blir ikke belastet med kostnader dersom leiligheter blir stående tomme. Den gir trygghet for å starte prosjektet.

Rollene til borettslaget, LBBL, UBL og LK ved kjøp og tildeling av leilighetene
Styret i UBL vedtar i sak 6-99, 14.10.1999: "Stiftelsen Utleieboliger kjøper 6 leiligheter, herav 1 stk 3-roms leilighet i Borettslaget Kirkegata 58. Leilighetene tilbys Levanger kommune som omsorgsboliger. Et kjøp er ikke avhengig av positivt tilsagn fra Levanger kommune."

UBL forespør om LK er interessert i at de 6 leilighetene de har kjøpt i Kirkegata 58 bygges for omsorgsformål. Det tas opp som sak 22/2000 i Helse og Sosialkomitéen 07.06.2000. Det går ikke fram av saksframlegget om behovet er drøftet med boligformidlingen/teknisk etat.

• Rådmannen foreslår at LK inngår intensjonsavtale med LBBL om bygging av 6 omsorgsboliger for mennesker med psykiske lidelser i Kirkegata 58. Komitéen vedtar rådmannens forslag. (Avtalepartner blir i dette tilfellet UBL)
• Styret i borettslaget vedtar i møte 14.06.2000 å gå i mot at leilighetene skal leies ut til en bestemt gruppe mennesker. Hjemmel i vedtektene § 5.
• UBL har i brev av 02.11.2000 varslet LK om at de seks leilighetene kan tildeles etter vedtektene i UBL.

RUTINER
Formannskapet velger to representanter til styret i UBL. Det er vanligvis ingen rutinemessig kontakt mellom rådmannen og LKs styremedlemmer i UBL, men rådmannen har hatt et møte med styremedlemmene i år. Det er ikke slik kontakt i forbindelse med styremøter. LK har ikke bedt eller pålagt styremedlemmer å ta opp saker i UBLs styre.

LK har ikke bedt om å få tilsendt innkalling og referater fra styremøtene. LKs administrasjon er ikke med i styret, og har ikke bedt om å få være til stede i styremøtene som observatører eller lignende.

UBL sender årsmeldingene til LK, i følge rådmannen legges de vanligvis fram som referatsak for Formannskapet.

Denne mangelen på kontakt reiser spørsmålet om LK ønsker aktivt å bruke UBL som et verktøy i boligforvaltningen overfor svakere grupper.

Det er diskusjoner/uenighet mellom UBL og LK om bruk av depositum. UBLs forretningsfører har innført depositum for flyktninger som skal leie bolig. LK hevder at det medføre ekstra og unyttig arbeid, og ekstra utgifter til sosialhjelp. UBLs vedtekter, § 1, sier at leilighetene skal "leies ut uten innskudd eller lån fra leietakeren."

Depositum er en sikkerhet og neppe å forstå som lån.

Forholdet mellom UBL og LK er til dels beskrevet i sak 7/2000: Boligutredning 1999, der

Kommunestyret 02.02.2000 vedtok i punkt 4:

Saken er under utredning, vi vil derfor ikke gå nærmere inn på den her. Som ekstern revisor er valgt Ernst & Young AS. Rapport forelå 05.09.2000, revisjonen fikk kopi 30.10.2000.

REVISJON
Revisjon av UBL utføres av Ernst & Young AS.
Revisjon av LBBL utføres av Ernst & Young AS.
Ekstern revisor til å gjennomgå kommunal boligdrifts økonomi er Ernst & Young AS.

Årsregnskap for UBL 1999 ble behandlet i styret 04.09.2000, årsregnskapet for 1998 ble behandlet 18.08.1999. UBLs revisor påpeker dette. UBLs vedtekter krever at regnskap avlegges senest tre måneder etter årets utgang.

FULLMAKTER
Det har ikke vært formell delegasjon av fullmakter fra styret. Forretningsføreren er den daglige leder for stiftelsen og har vedtektene som sin rettesnor. Arbeidsfordelingen mellom styre og forretningsfører er det 10 års praksis for.

HABILITET
Etter som UBL er en stiftelse gjelder ikke kommunelovens habilitetsregler.

Inhabilitet i forhold til Stiftelsesloven reguleres av §7, 2. ledd, andre setning: "Likeså er han (styremedlem, observatør eller forretningsfører som beskrevet i 1. setning) ugild når han har stilling eller tillitsverv i en privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller et foretak som har økonomisk eller annen framtredende interesse i saken, eller når han i slik egenskap tidligere har deltatt i behandling av saken."

I Helse- og sosialkomitéens behandling av intensjonsavtalen om at LBBL (egentlig Borettslaget Kirkegata 58) skulle bygge 6 omsorgsleiligheter for LK meldte Guri Skjesol seg inhabil, hun sitter i styret i borettslaget.

ADMINISTRASJONENS KOMMENTARER
En foreløpig rapport ble oversendt til kommunen og Stiftelsen Utleieboliger 09.11.2000. Rådmannen anser rapporten for å være grei, med klare konklusjoner. Stiftelsen Utleieboliger har ingen kommentarer til rapporten.

1. I sak 97/90 vedtok kommunestyret 27.09.1990 opprettelse av boligstiftelsen. UBL eier nå 105 leiligheter. Vi går ut fra at UBL fortsatt skal være et viktig redskap for å skaffe boliger til ungdom og folk med særlige behov. LK bør da ta en mer aktiv rolle i UBL gjennom styremedlemmene LK har valgt. Uten regelmessig kontakt med LK vil ikke styremedlemmene kunne representere kommunens interesser i styremøtene, og vanskelig kunne være bindeledd mellom LK og UBL.
2. Da UBL kjøpte 6 leiligheter fra Borettslaget Kirkegata 58, kan et av styremedlemmene i UBL ha vært inhabil i forhold til Stiftelseslovens § 7 fordi vedkommende er styremedlem både i Borettslaget og i UBL. Dette styremedlemmet er én av 3 i borettslagets styre og én av 5 i UBLs styre. Det var enstemmig vedtak i UBLs styre.
3. Kjøp av leiligheter er vedtatt i styret i UBL, salg av leiligheter gjøres administrativt (gjelder et fåtall leiligheter). Det samme prinsippet om styrebehandling burde gjelde både ved kjøp og salg.
4. Det henvises i brevet fra Levanger Fremskrittsparti 18.03.2000 til at UBL kjøper leiligheter når det er vedtak om at kommunen skal selge 10 % av sine leiligheter. Dette vedtaket ble opphevet 02.02.2000. Videre vedtar Helse- og sosialkomitéen 07.06.2000 å inngå intensjonsavtale om de 6 leilighetene. Utviklingen i saken viser at kommunen ser behov for leilighetene.
5. UBLs revisor påpeker at årsregnskap i 1998 og 1999 er avlagt etter fristens utløp. I 1998 og 1999 er årsregnskapet i UBL behandlet i styret i august og september. Vedtektenes § 9 sier at regnskap skal avsluttes senest 3 måneder etter kalenderårets slutt.

Søndre Innherred revisjonsdistrikt, 09.11.2000