Kommunestyret 08.03.06 - sak 20/06 << sakliste << | >> | vedtak

KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2005

LEVANGER KOMMUNE                                                                                Vedlegg

KONTROLLUTVALGET

ÅRSRAPPORT FOR 2005 FRA KONTROLLUTVALGET TIL KOMMUNESTYRET

Innledning:

I kommunelovens § 76 er det direkte fastslått at ”Kommunestyret og fylkestinget har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. …………….”

I § 77 heter et videre at

Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. 

Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid.

Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nær-mere bestemmelse.  Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt.  Men i merknadene til § 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak.  Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. 

For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter, samt hovedutskrifter, sendt ordføreren da denne har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter.

Ut fra tidligere praksis er det også for 2005 naturlig å avgi en årsrapport til kommunestyret.

Utvalgets oppgaver:

Det framgår av kommuneloven at kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeide, og at tilsynet ikke er avgrenset til økonomiske forhold. I følge kommunelovproposisjonen skal kontrollutvalget påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene.

I merknadene har departementet presisert at kontrollutvalget ikke skal vurdere den politiske hensiktmessigheten av de vedtak som er truffet av de politiske organer.

Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3, 4, 5 og 6 i forskriften, og er i hovedsak opplistet i eget vedlegg, se vedlegg 2.

Utvalgets sammensetning:

I kommunestyrets møte den 08.10.2003, ble følgende valgt for perioden 2003 - 2007:

Utvalgets sammensetning for perioden 2003 - 2007:

Av medlemmene er Gerd Haugberg medlem i kommunestyret, mens Jann Langåssve og Inge Strømsnes er vara i kommunestyre.

Gjennomgående representasjon:

Ved endringer av kommuneloven den 12.12.2003 ble det lovfestet at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer (§ 77 nr. 1). Endringen trer i kraft fra 1. november 2007, og får således ingen konsekvens i inneværende periode. 

Det heter videre i samme §, 3. ledd, at utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles.

Sekretariat:

I henhold til den gamle kontrollutvalgsforskriftens § 3, nr. 7, har kommunerevisjonen (KomRev Trøndelag  IKS) tidligere stått for saksutredning og sekretærhjelp.  På grunn av endret regelverk ble det ikke lenger anledning til å benytte revisjonen til sekretariatstjenester. Fra og med 01.01.2005 ble derfor sekretariatet for kontrollutvalget overført til KomSek Trøndelag IKS, og oppfyller bestemmelsene i § 20 i ny forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner.   

Utvalgets formål:

Etter kommunelovens § 77, nr. 1, er kommunestyret pålagt å velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne.  Med hjemmel i samme § nr.11, har Kommunal- og regionaldepartementet den 15.06.2004 fastsatt Forskrift om kontroll-utvalg i kommuner og fylkeskommuner.

Kontrollutvalgets formål er definert slik i § 4 forskriften:

”Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.”

Kontrollutvalgets virksomhet i 2005:

Kontrollutvalget har i 2005 holdt 5 møter, og behandlet 31 saker. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2004 5 møter og 37 saker.

Utvalget har gitt uttalelse til kommunestyret om kommunens regnskaper med revisjonsberetning og årsberetning.

Alle møter i utvalget er holdt for lukkede dører, jf. § 3 nr. 2 i Forskrift om kontrollutvalg, og § 19 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner som trådte i kraft 01.07.2004. 

Tilsyn med den kommunale forvaltning

Gjennomgang av møteprotokoller

Kontrollutvalget behandler jevnlig rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap. Hensikten med revisjonens gjennomgang av saksframlegg og vedtak er å påse at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. Kontrollutvalgets hovedinntrykk er at kvaliteten på den kommunale saksbehandlingen er tilfredsstillende.

Orienteringer fra rådmannen 

Kontrollutvalget har fått orienteringer fra administrasjonen om utvalgte tema som økonomi og sykefravær. Gjennom slike orienteringer får kontrollutvalget en oppdatert status over administrasjonens arbeid på vesentlige områder som angår økonomi, personalforvaltning m.v. 

Gjennomføring av forvaltningsrevisjon på utvalgte områder

Levanger kontrollutvalg ble av driftskomiteens medlemmer bedt om å foreta en gjennomgang av administrasjonens behandling av saker vedrørende A-skolen. Revisjonen foretok da en gjennomgang av kvaliteten på saksframleggene og om behandlingen var i tråd med gjeldene regelverk. Det ble i etterkant skrevet en rapport som ble framlagt for kontrollutvalget 20.04.05.

Levanger kontrollutvalg har utarbeidet overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon i 2005. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i Levanger kontrollutvalg på møte 28.november 2005, og ble behandlet i ekstraordinært møte i Levanger kommunestyre 4.januar 2006. 

Avholdt seminar ”Korrupsjon, bestikkelser og smøring ” i offentlig sektor.

Revisjonen i samarbeide med kurskomiteen i MNKRF inviterte til seminar om korrupsjon 9. og 10.mai med tidligere økokrimetterforsker Erling Grimstad som foreleser. Seminaret var svært vellykket og kontrollutvalget satte temaet opp på sakslista i etterkant.

Gjennomføre selskapskontroll         

Kontrollutvalget foretok utarbeidelse av plan for selskapskontroll og generelle retningslinjer for selskapskontroll i 2005.

Levanger kommunestyre vedtok 14.desember 2005 å utsette behandlingen av saken til ekstraordinært møte 4.januar 2006.

Behandling av kommunens regnskaper

Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret om kommunens regnskaper. Utvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap skal foreligge før formannskapet behandler regnskapet. Når det gjelder skatteregnskapet er det kontrollutvalget som innstiller overfor kommunestyret.

Tilsyn med revisjonen

Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsplaner og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour, og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk.

Det vises for øvrig til vedlagte oversikt over de sakene kontrollutvalget har behandlet i 2005, vedlegg 1.

Oppsummering

Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret. Kontrollutvalgets årlige rapport anses derfor å være den viktigste informasjonen til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne.

Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på.

Levanger, 20.02.2006

Vedlegg 1: Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget i 2005

Vedlegg 2: Kontrollutvalgets oppgaver

Vedlegg 1 til årsrapporten

Vedlegg 2 til årsrapporten

Kontrollutvalgets oppgaver:

Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3 - 6 i forskriften, og kan i hovedsak opplistes slik:

     § 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver:

·         Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning.

     § 6 Regnskapsrevisjon:

·         Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte.

·         Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk.

§ 7 Uttalelse til årsregnskapet:

·         Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet.

      § 8 Oppfølging av revisjonsmerknader:

·         Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp.

·         Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte.

·         Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp.

      § 9 Forvaltningsrevisjon:

·         Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap. 5.

    § 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon:

·         Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommune-styret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon.  (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.)

·         Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan.

    § 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon:

·         Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse.

    § 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter:

·         Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp.

·         Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp.

·         Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte.

    § 13 Selskapskontroll:

·         Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper.

·         Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommune- styret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.)

·         Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.

    § 14 Selskapskontrollens innhold:

·         Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll.

·         Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).

    § 15 Rapportering av selskapskontrollen:

·         Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvil-ket innhold rapporten skal ha.

·         Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse.

    § 16 Valg av revisjonsordning:

·         Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor.  (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.)

·         Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen.

    § 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse:

·         Der det er egen revisjon i kommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommune-styret i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor.

·         Der det er egen revisjon i kommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor.

    § 18 Budsjettbehandlingen:

·         Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.

<< sakliste | vedtak
<< | >>
^